Deutschland steht vor einer wichtigen Änderung bei der Kassenführung. Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett den Gesetzentwurf für das sogenannte Zweite Kassengesetz beschlossen. Damit soll erstmals eine weitreichende Pflicht zum Einsatz elektronischer Kassensysteme eingeführt werden. Gleichzeitig soll der digitale Kassenbon künftig zum Standard werden.
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Wichtig vorweg: Noch gibt es in Deutschland keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Kasse einzusetzen. Unternehmen dürfen derzeit grundsätzlich weiterhin eine offene Ladenkasse verwenden, müssen dabei aber die bestehenden steuerlichen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten beachten.
Das soll sich ab 2028 für einen Teil der Unternehmen ändern. Das Gesetzgebungsverfahren ist allerdings noch nicht abgeschlossen. Die folgenden Angaben entsprechen daher dem aktuellen Stand des Regierungsentwurfs.
Nach dem aktuellen Regierungsentwurf soll grundsätzlich eine Kassenpflicht greifen, wenn der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 UStG mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr beträgt. Dabei ist wichtig: Gemeint ist nicht allein der Bar-oder Kassenumsatz, sondern der steuerlich definierte Gesamtumsatz des Unternehmens.
Eine wichtige Ausnahme ist bereits im Gesetzentwurf vorgesehen: Unternehmen, die Barzahlungen annehmen, aber weniger als 12.000 Euro Barumsatz pro Jahr erzielen, sollen nicht unter die neue Kassenpflicht fallen.
Für viele Einzelhändler, die bereits ein modernes elektronisches Kassensystem einsetzen, dürfte sich dadurch zunächst wenig ändern. Wer ein elektronisches Kassensystem mit Kassenfunktion nutzt, muss schon heute die bestehenden Vorgaben rund um die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und § 146a AO beachten. Die geplanten Umsatzgrenzen heben diese bereits bestehenden Anforderungen nicht auf.
Der allgemeine Start der neuen Regelungen ist für 2028 vorgesehen. Für den einzelnen Händler ist jedoch entscheidend, wann die maßgeblichen Voraussetzungen erstmals erfüllt werden.
Nach dem aktuellen Regierungsentwurf ist folgende Staffelung vorgesehen:
Voraussetzung ist jeweils, dass keine der vorgesehenen Ausnahmen greift. Der Regierungsentwurf legt fest, dass bei einer erstmaligen Überschreitung ab 2027 die Kassenpflicht jeweils am 1. Juli des Folgejahres beginnt. Bundesministerium der Finanzen
Sinkt ein Unternehmen später dauerhaft wieder unter die maßgeblichen Voraussetzungen, soll die Kassenpflicht nach dem Regierungsentwurf mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres enden, in dem die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind.
Elektronische Kassensysteme sind im deutschen Einzelhandel längst weit verbreitet. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums gibt es jedoch weiterhin mehr als 100.000 offene Ladenkassen. Bei diesen werden Umsätze nicht durch ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfasst.
Genau hiersetzt die geplante Kassenpflicht an. Elektronische Kassensysteme, die den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, schützen ihre Grundaufzeichnungen durch eine zertifizierte TSE und erzeugen Daten nach der DSFinV-K, der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Dadurch sollen Manipulationen erschwert und Geschäftsvorfälle für steuerliche Prüfungen besser nachvollziehbar werden.
Neben der Grenze von weniger als 12.000 Euro Barumsatz sieht der Gesetzentwurf die Möglichkeit weiterer Ausnahmen vor. Das Bundesfinanzministerium nennt unter anderem Vertrauenskassen, Direktvermarktung in landwirtschaftlichen Betrieben sowie Wochen- und Jahrmärkte als mögliche Anwendungsfälle.
Hier ist allerdings Vorsicht geboten: Eine pauschale Befreiung bestimmter Branchen steht noch nicht fest. Die Details sollen in einer separaten Rechtsverordnung geregelt werden, die bisher lediglich als Diskussionsentwurf vorliegt.
Gerade für Hofläden und Direktvermarkter ist diese Unterscheidung wichtig. Im bisherigen Diskussionsentwurf sollen beispielsweise Einnahmen aus einer Vertrauenskasse zwar nicht unmittelbar über eine elektronische Kasse erfasst werden müssen, anschließend aber regelmäßig in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden. Auch für temporäre beziehungsweise mobile Verkaufsstellen sind vergleichbare Nacherfassungsregeln vorgesehen. Bundesministerium der Finanzen
Eine Aussagewie „Hofläden sind von der Kassenpflicht ausgenommen“ wäre deshalb zum jetzigen Zeitpunkt falsch.
Digitale Kassenbons sind bereits heute zulässig. Nach geltender Rechtslage kann ein Beleg in Papierform oder – mit Zustimmung des Empfängers – elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Auch die Bereitstellung eines elektronischen Bons über einen QR-Code und einen Download kann die heutige Belegausgabepflicht erfüllen.
Ab dem 1. Januar 2028 soll sich dieses Prinzip ändern: Nach dem Regierungsentwurf soll grundsätzlich ein elektronischer Beleg bereitgestellt werden. Der Kunde muss diesen digitalen Beleg nicht tatsächlich abrufen oder entgegennehmen.
Die Bundesregierung stellt gleichzeitig klar, dass Kunden auf ausdrücklichen Wunsch weiterhin einen Papierbeleg erhalten können sollen. Digital soll künftig also der Standard sein, Papier die Ausnahme.
Das Thema betrifft damit nicht nur Händler, die künftig erstmals eine elektronische Kasse benötigen. Auch Unternehmen, die bereits heute mit einer TSE-Kasse arbeiten, sollten prüfen, wie ihre Kassenlösung die geplante elektronische Belegbereitstellung künftig umsetzen kann.
Die geplante Kassenpflicht darf nicht mit den bereits bestehenden Vorschriften verwechselt werden.
Wer schon heute ein elektronisches Kassensystem mit entsprechender Kassenfunktion verwendet, muss die dafür geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören insbesondere die Absicherung durch eine zertifizierte TSE sowie die gesetzlichen Aufzeichnungs- und Belegpflichten. Für elektronische Aufzeichnungssysteme besteht außerdem bereits heute eine Mitteilungspflicht gegenüber der Finanzverwaltung.
Die neue Kassenpflicht bedeutet somit nicht, dass diese Vorgaben erst 2028 entstehen. Neu wäre vielmehr, dass bestimmte Unternehmen künftig überhaupt verpflichtet werden, ein entsprechendes elektronisches Kassensystem einzusetzen.
Der Regierungsentwurf sieht zusätzlich neue Sanktionsmöglichkeiten vor. Unteranderem sollen Verstöße gegen die elektronische Belegbereitstellung sowie das unzulässige Nichtverwenden eines vorgeschriebenen elektronischen Aufzeichnungssystems mit TSE als Ordnungswidrigkeit geahndet werden können. Daneben soll der Einsatz beziehungsweise Vertrieb von Manipulationssoftware stärker strafrechtlich erfasst werden.
Für Händler ist deshalb wichtig, rechtzeitig zu prüfen, ob die eigene Kassenlösung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Noch besteht kein Grund, aufgrund des Gesetzentwurfs kurzfristig Hardware auszutauschen. Gerade Unternehmen, die bislang mit einer offenen Ladenkasse arbeiten, sollten ihre Situation aber frühzeitig prüfen.
Relevant sindvor allem folgende Fragen:
So lässt sich frühzeitig erkennen, ob und wann Handlungsbedarf entstehen könnte.
Beispiel 1: Einzelhändler mit offener Ladenkasse
Ein Händler überschreitet bereits 2026 die maßgebliche Gesamtumsatzgrenze und erzielt deutlich mehr als 12.000 Euro Barumsatz. Greift keine weitere Ausnahme, würde er nach dem aktuellen Regierungsentwurf ab 1. Januar 2028 ein entsprechendes elektronisches Kassensystem benötigen.
Beispiel 2: Hoher Gesamtumsatz, kaum Bargeld
Ein Betrieb erzielt mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz, nimmt aber weniger als 12.000 Euro pro Jahr in bar ein. Nach dem derzeitigen Regierungsentwurf würde die vorgesehene Ausnahme greifen und der Betrieb nicht allein aufgrund seines Gesamtumsatzes unter die neue Kassenpflicht fallen.
Als Anbieter moderner Kassensysteme beschäftigt sich LocaFox kontinuierlich mit den gesetzlichen Anforderungen rund um Kassenführung, TSE, Fiskalisierung und steuerliche Datenaufzeichnung.
Unsere Kassensysteme setzen bereits heute auf die technischen Anforderungen, die für elektronische Kassensysteme gelten. Gleichzeitig beobachten wir das weitere Gesetzgebungsverfahren rund um die geplante Kassenpflicht genau und werden unsere Lösungen an neue gesetzliche Anforderungen anpassen.
Für Händler, die heute noch mit einer offenen Ladenkasse arbeiten oder sich unsicher sind, ob ihr bestehendes Kassensystem die zukünftigen Anforderungen erfüllt, stehen wir beratend zur Seite.
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*Geprüft und aktualisiert am 28. September 2026. Grundlage dieses Beitrags sind der vom Bundeskabinett am 23. September 2026 beschlossene Regierungsentwurf und die aktuellen Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. Regelungen, Fristen und Ausnahmen können sich bis zur endgültigen Verabschiedung noch ändern.
