Die geplante Kassenpflicht ab 2028 stellt viele Unternehmen vor neue Anforderungen. Mit LocaFox setzen Sie auf ein Kassensystem, das bereits heute die relevanten gesetzlichen Anforderungen wie TSE, KassenSichV und GoBD berücksichtigt – inklusive komfortabler Meldung Ihrer Kassendaten an das Finanzamt.
Beratungsgespräch VereinbarenDer aktuelle Gesetzentwurf sieht vor, dass Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 € ab dem 1. Januar 2028 grundsätzlich ein elektronisches Kassensystem einsetzen müssen. Unternehmen mit weniger als 12.000 € Barumsatz pro Jahr sollen ausgenommen sein. Der Gesetzentwurf befindet sich noch im Gesetzgebungsverfahren.
Mehr Infos zur Kassenpflicht
Alle Kassenvorgänge werden über eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) manipulationssicher aufgezeichnet. Mit LocaFox ist die TSE direkt in den Kassenprozess integriert – ohne zusätzlichen Aufwand im Tagesgeschäft.
LocaFox unterstützt die gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufzeichnung und Speicherung Ihrer Kassendaten. So werden relevante Vorgaben der GoBD und der Kassensicherungsverordnung technisch im Kassensystem berücksichtigt.
Ihre steuerlich relevanten Kassendaten werden von LocaFox für zehn Jahre aufbewahrt und stehen Ihnen damit auch langfristig zur Verfügung. Im Falle einer steuerlichen Prüfung können die benötigten Daten strukturiert bereitgestellt und exportiert werden.
Auch bei der vorgeschriebenen Meldung Ihres Kassensystems unterstützt Sie LocaFox. Die relevanten Kassendaten können direkt über das LocaFox Backoffice für die elektronische Übermittlung an die Finanzverwaltung vorbereitet und gemeldet werden.
Als Händler haben Sie genug zu tun. Sie sollten nicht ständig prüfen müssen, welche technischen Anforderungen Ihre Kasse aktuell erfüllen muss. LocaFox entwickelt seine Kassensoftware kontinuierlich weiter und berücksichtigt die relevanten gesetzlichen Anforderungen an elektronische Kassensysteme. So können Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren – und wir kümmern uns um die technische Grundlage für gesetzeskonformes Kassieren.
Kassengesetze ändern sich. Ihre Kasse entwickelt sich mit.
Steuerrechtliche und technische Anforderungen an Kassensysteme entwickeln sich kontinuierlich weiter. Als cloudbasiertes Kassensystem kann LocaFox neue technische Anforderungen und notwendige Anpassungen über Softwareupdates bereitstellen.Sie müssen deshalb nicht bei jeder gesetzlichen Änderung nach einem neuen Kassensystem suchen.
Ja, nach den aktuellen Plänen soll in Deutschland zum 1. Januar 2028 eine Kassenpflicht für bestimmte Unternehmen eingeführt werden. Der vom Bundeskabinett beschlossene Gesetzentwurf sieht vor, dass Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro grundsätzlich ein elektronisches Kassensystem einsetzen müssen. Unternehmen mit weniger als 12.000 Euro Barumsatz pro Jahr sollen von dieser Pflicht ausgenommen sein.
Wichtig: Die Kassenpflicht 2028 ist zum aktuellen Stand noch nicht endgültig beschlossen. Der Gesetzentwurf befindet sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren und kann sich daher noch ändern.
👉 Weitere Infos zur geplanten Kassenpflicht 2028 findest du in unserem Magazin-Artikel: Kassenpflicht geplant ab 2028: Was gilt für Einzelhändler?
Die geplante Kassenpflicht soll nicht für jedes Unternehmen gelten. Nach dem aktuellen Gesetzentwurf ist eine elektronische Kasse grundsätzlich für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro vorgesehen. Zusätzlich sollen Unternehmen ausgenommen sein, deren jährlicher Barumsatz unter 12.000 Euro liegt.
Darüber hinaus soll das Bundesministerium der Finanzen weitere Ausnahmen per Rechtsverordnung festlegen können. Als mögliche Beispiele nennt das BMF unter anderem Vertrauenskassen, bestimmte Formen der landwirtschaftlichen Direktvermarktung sowie Wochen- und Jahrmärkte. Welche zusätzlichen Ausnahmen tatsächlich gelten werden, steht erst nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens beziehungsweise nach Erlass entsprechender Regelungen fest.
Ob eine offene Ladenkasse 2028 weiterhin ausreicht, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen unter die geplante Kassenpflicht fällt. Nach geltendem Recht besteht derzeit grundsätzlich noch keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen. Auch eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig, sofern die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung erfüllt werden.
Sollte die geplante Kassenpflicht wie vorgesehen zum 1. Januar 2028 in Kraft treten, müssten Unternehmen, die unter die neue Pflicht fallen, ihre offene Ladenkasse durch ein elektronisches Aufzeichnungssystem ersetzen. Für Unternehmen, die unter die Umsatzgrenzen oder eine vorgesehene Ausnahme fallen, könnte die offene Ladenkasse weiterhin zulässig bleiben.
Ab 2028 soll der digitale Kassenbon zum Regelfall werden und die verpflichtende Ausgabe eines Papierbons entfallen. Der aktuelle Gesetzentwurf sieht vor, dass Unternehmen ihren Kunden einen elektronischen Beleg bereitstellen müssen. Der Kunde soll jedoch nicht verpflichtet sein, diesen digitalen Beleg tatsächlich anzunehmen.
Schon heute kann ein Kassenbeleg elektronisch ausgegeben werden. Nach derzeit geltendem Recht ist dafür allerdings grundsätzlich die Zustimmung des Kunden erforderlich; alternativ kann der Beleg in Papierform bereitgestellt werden. Die geplante Neuregelung soll dieses Prinzip ab 2028 stärker auf die elektronische Belegbereitstellung ausrichten.
Wer in Deutschland ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss verschiedene steuerrechtliche und technische Anforderungen beachten. Dazu gehören insbesondere die Abgabenordnung (§ 146 und § 146a AO), die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die GoBD sowie die Vorgaben für den standardisierten Datenexport nach DSFinV-K.
Ein elektronisches Kassensystem muss Geschäftsvorfälle grundsätzlich einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Die digitalen Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte TSE geschützt und für Kassen-Nachschauen oder Betriebsprüfungen verfügbar gehalten werden. Zusätzlich müssen die vorgeschriebenen Kassendaten und Belege entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt und bei Bedarf maschinell auswertbar bereitgestellt werden können.
Mit LocaFox sind diese technischen Anforderungen direkt in das Kassensystem integriert. Dadurch müssen sich Händler nicht selbst um die technische Umsetzung von TSE, DSFinV-K oder den entsprechenden Kassendatenexport kümmern.
TSE-konform bedeutet, dass ein elektronisches Kassensystem seine aufzeichnungspflichtigen Kassenvorgänge mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung – kurz TSE – absichert. Die TSE schützt die digitalen Kassendaten vor nachträglichen, unbemerkten Veränderungen und sorgt dafür, dass Transaktionen nachvollziehbar protokolliert werden.
Zu den aufgezeichneten Informationen gehören unter anderem Beginn und Ende eines Vorgangs, eine fortlaufende Transaktionsnummer, Zahlungsart, Transaktionsdaten sowie technische Prüf- und Signaturinformationen. Dadurch kann bei einer Prüfung nachvollzogen werden, ob Kassenvorgänge ordnungsgemäß erfasst wurden.
Bei LocaFox ist die TSE in den normalen Kassiervorgang integriert. Die technische Absicherung der Transaktionen erfolgt somit im Hintergrund, ohne dass Händler jeden einzelnen Vorgang manuell bearbeiten müssen.
Die KassenSichV – kurz für Kassensicherungsverordnung – legt die technischen Anforderungen an elektronische Kassensysteme in Deutschland fest. Sie konkretisiert insbesondere, wie Kassenvorgänge aufgezeichnet, durch eine TSE geschützt und für Kontrollen der Finanzverwaltung bereitgestellt werden müssen.
Die KassenSichV definiert beispielsweise, welche Informationen bei einer Transaktion protokolliert werden müssen und welche Angaben ein Kassenbeleg enthalten muss. Ziel ist es, nachträgliche Manipulationen an digitalen Kassendaten zu erschweren und Geschäftsvorfälle für die Finanzverwaltung nachvollziehbar zu machen.
GoBD-konformes Kassieren bedeutet, dass steuerlich relevante Daten nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer verfügbar gehalten werden. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Für Kassensysteme bedeutet das unter anderem, dass steuerlich relevante Aufzeichnungen nicht beliebig verändert oder gelöscht werden dürfen und bei einer Prüfung nachvollziehbar und maschinell auswertbar zur Verfügung stehen müssen. Auch vor- und nachgelagerte Systeme können relevant sein, sofern sie steuerlich relevante Daten enthalten.
Wichtig: Die GoBD sind nicht mit einem einzelnen technischen Zertifikat gleichzusetzen. Ein geeignetes Kassensystem schafft die technische Grundlage – für eine insgesamt ordnungsgemäße Kassenführung ist jedoch auch die korrekte Nutzung durch das Unternehmen entscheidend.
Die DSFinV-K ist die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“. Sie legt ein einheitliches Format fest, in dem Daten aus elektronischen Kassensystemen für die Finanzverwaltung exportiert werden können.
Dadurch können Kassendaten unabhängig vom eingesetzten Kassensystem strukturiert und maschinell ausgewertet werden. Der DSFinV-K-Export spielt insbesondere bei Kassen-Nachschauen und steuerlichen Außenprüfungen eine wichtige Rolle, weil die Finanzverwaltung die relevanten Daten dadurch in einer standardisierten Struktur erhält.
LocaFox stellt die entsprechenden Kassendaten für einen solchen standardisierten Export bereit, sodass sie bei einer Prüfung nicht manuell aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden müssen.
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt Zugriff auf die steuerlich relevanten Kassen- und Aufzeichnungsdaten eines Unternehmens verlangen. Welche Unterlagen konkret benötigt werden, hängt vom Umfang und Gegenstand der jeweiligen Prüfung ab.
Bei elektronischen Kassensystemen können insbesondere die aufgezeichneten Geschäftsvorfälle und Transaktionsdaten, Stammdaten des Kassensystems, TSE-Daten und Signaturinformationen sowie ein standardisierter DSFinV-K-Export relevant sein. Darüber hinaus können weitere steuerlich relevante Unterlagen aus der Buchhaltung oder aus vor- und nachgelagerten Systemen angefordert werden. Die Finanzverwaltung besitzt im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, elektronisch gespeicherte und aufbewahrungspflichtige Daten zu prüfen.
Mit LocaFox stehen die für das Kassensystem relevanten Daten strukturiert zur Verfügung und können für eine Prüfung entsprechend exportiert werden.
Ja. Elektronische Kassensysteme im Sinne des § 146a AO müssen der Finanzverwaltung elektronisch gemeldet werden. Die elektronische Meldemöglichkeit steht seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung.
Für ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Kassensysteme muss die Meldung grundsätzlich innerhalb eines Monats nach der Anschaffung erfolgen. Auch eine Außerbetriebnahme muss innerhalb eines Monats gemeldet werden. Zu den mitzuteilenden Angaben gehören unter anderem die Art und Anzahl der Kassensysteme, Seriennummern, Informationen zur verwendeten TSE sowie das Datum der Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme.
Auch Änderungen können eine neue Meldung erforderlich machen. Der aktuelle Gesetzentwurf zur Kassenpflicht 2028 sieht darüber hinaus ausdrücklich eine Mitteilungspflicht bei einem Wechsel der TSE vor.
Die Meldung eines elektronischen Kassensystems erfolgt digital an die Finanzverwaltung. Grundsätzlich kann die Meldung beispielsweise über „Mein ELSTER“ beziehungsweise über eine entsprechende elektronische Schnittstelle vorgenommen werden. Dafür werden unter anderem Angaben zum Unternehmen, zur Betriebsstätte, zum Kassensystem und zur verwendeten TSE benötigt.
LocaFox kann Ihnen diesen Prozess direkt abnehmen beziehungsweise deutlich vereinfachen: Über die Funktion „Meldung Kassendaten“ im LocaFox Backoffice werden die relevanten Informationen zusammengestellt und geprüft. Anschließend kann die Meldung elektronisch an die Finanzverwaltung übertragen werden. Den aktuellen Status der Übermittlung können Sie anschließend ebenfalls im Backoffice einsehen. Die technische Umsetzung der LocaFox Kassenmeldung erfolgt gemeinsam mit dem Servicepartner fiskaly.
Dadurch müssen die benötigten Informationen nicht manuell aus unterschiedlichen Bereichen zusammengesucht werden. Alternativ können die erforderlichen Daten aus LocaFox exportiert und beispielsweise über einen Steuerberater oder einen anderen vorgesehenen Übermittlungsweg gemeldet werden.
