Was tun bei einer Kassennachschau?

Seit dem 1. Januar 2018 dürfen die Finanzämter Einzelhandels- und Dienstleistungsbetriebe ohne vorherige Anmeldung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit prüfen, die sogenannte Kassennachschau. Wir sagen Ihnen, wie Sie sich darauf vorbereiten können und was Sie unbedingt bereithalten müssen.

Wie Sie sich auf eine Kassennachschau vorbereiten können

achtung kassennachschau by locafox (c)Um bei einer Betriebsprüfung Einsicht in alle wichtigen Daten zu ermöglichen, sollten Ihre Unterlagen gut vorbereitet werden. Häufig wird bei einer Betriebsprüfung nach einer Bedienungsanleitung der GoBD-konformen Kasse erfragt. Auch wird die Funktionalität der Kasse und des Backoffices getestet. Halten Sie hierfür die Seite zur Bedienungsanleitung https://www.locafox.de/pos/support/ bereit oder – noch besser – drucken Sie die Anleitung aus und legen Sie diese griffbereit in den Kassenbereich (z. B. unter die Kassenlade).

Erfragen Sie vorab zu einer Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation bei LocaFox, die Sie ebenfalls bereithalten sollten. Schulen Sie außerdem Ihr Kassenpersonal umfassend, damit auch Ihre Mitarbeiter stichprobenartige Fragen zur Kassenfunktion gut beantworten können.

Da neben der Funktionalität auch Berichte und Journaldaten wie das Kassenbuch, die Tagesabschlüsse und die Datenträgerüberlassung (Z3) kontrolliert werden, sollten Sie die Login-Daten zu Ihrem Backoffice und allen benötigten Geräten bzw. Konten bereithalten (ggf. auch einen Laptop oder Computer, um sich von dort aus anzumelden). Die Berichte sollten vollständig, zeitgerecht, richtig und prüfbar sein. Die Datenträgerüberlassung führen Sie über den Pfad „Backoffice“ -> „Berichte“ -> „Datenträgerüberlassung (Z3)“ und der Auswahl eines Zeitraumes aus.

Eine ordnungsgemäße und übersichtliche Kassenführung ist wichtig, um bei einer Betriebsprüfung Einsicht in alle gewünschten Unterlagen zu bieten. Hier sollten Sie sich zudem unbedingt Ihren Steuerberater für die Kontrolle und Vorbereitung dazuholen.

Liste: Das sollten Sie für eine Betriebsprüfung bei einer Kassennachschau bereithalten:

  • Sämtliche Zugangsdaten
  • Kassen- und Backoffice-Funktionalität (Betriebsanleitung) über „Backoffice“ -> „Support“ -> „Support Center“ (https://www.locafox.de/pos/support-locafox-app/)
  • Verfahrensdokumentation der Kasse (auf Anfrage erhältlich)
  • Journaldaten im Backoffice unter Berichten im Bonjournal
  • Berichte (Z1, Z2 und Z3) im Backoffice; Datenträgerüberlassung (Z3) über „Backoffice“ -> „Berichte“ -> „Datenträgerüberlassung (Z3)“
  • Stammdatenänderungen (Backoffice-Zugang für angelegte Benutzer, Artikel, Warengruppen, usw.)
  • Programmierdaten sind im Backoffice unter „Support“ -> „Systeminfo“ einsehbar
  • Steuerrelevante Unterlagen für den angekündigten Zeitraum (wie z. B. Kontoauszüge, Originalbelege, Fahrtenbuch usw.)

 

 

Text: Oliver Hochberg & Thilo Grösch | Verwendetes Beitragsbild & Bild im Text: LocaFox (c)

Thilo Grösch

Thilo Grösch hat das LocaFox-POS-Managzin mit aufgebaut und über den digitalen Wandel im Stationärhandel, Local Commerce, Mobile Commerce und die Zukunft des Shoppings geschrieben.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.