GoBD: Bis 2017 müssen Einzelhändler ihre Kassen nachrüsten

Elektronische Registrierkassen sind im Visier des Fiskus: Einzelhändler mit digitaler Kasse müssen bis spätestens Ende 2016 ihre Kassen nachrüsten oder eine neue kaufen. Denn ab 01. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Kassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze aufzeichnen – diese und weitere Unterlagen müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Wir haben das Thema genau unter die Lupe genommen und beantworten die wichtigsten Fragen zur GoBD und zu den Folgen für den Einzelhandel.


Artikelübersicht:


 

FFünf bis zehn Milliarden Euro, so schätzt das Finanzministerium NRW, entgehen dem Staat jährlich durch falsch oder gar nicht erfasste Umsätze. Damit soll nun Schluss sein: Manipulationssichere Kassen sollen her, um der Lage in Branchen mit hohem Bargeldanteil Herr zu werden. Dafür soll neben der Hardware auch eine Software sorgen, die eine nachträgliche Bearbeitung der erfassten Umsätze verhindert bzw. nachvollziehbar macht. Bereits seit einigen Jahren gilt zudem für Einzelhändler mit einer digitalen Kasse: Jeder Einzel-Bon muss mit Hilfe der Kasse gespeichert und mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden – die sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht. „Einzelhändler sollten sicherstellen, dass ihre Kassen oder Registrierkassensysteme den Finanzverwaltungsvorgaben entsprechen“, empfiehlt Jochen Bohne, Steuerexperte beim Handelsverband Deutschland (HDE) im Gespräch mit LocaFox.

Wie sehen die Anforderungen für Registrierkassen aus?

Was die Finanzverwaltung von Besitzern digitaler Kassen erwartet, hat sie im BMF-Schreiben (Bundesministerium für Finanzen) vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften („Kassenrichtlinie 2010“) formuliert. Demnach sind elektronisch erstellte Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dabei mindestens zehn Jahre. Die Daten sind zwingend elektronisch aufzuzeichnen; die alleinige Aufbewahrung von Papierausdrucken genügt den Anforderungen nicht mehr.

Jochen Bohne vom HDE

Jochen Bohne, Rechtsanwalt und Steuerberater beim Handelsverband HDE, rät Einzelhändlern, ihre Kasse zu überprüfen. (Foto: HDE)

Übersetzt heißt das: Jeder Verkauf muss einzeln durch die Kasse dokumentiert, abgespeichert und mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Man spricht daher auch von der Einzelaufzeichnungspflicht. Sie ist bereits seit rund sechs Jahren wirksam, tritt ab 2017 dann aber ausnahmslos in Kraft; bis Ende 2016 gilt eine Übergangsregelung: „Früher gab es die Möglichkeit, am Ende des Tages auf einen Knopf an der Kasse zu drücken und alle Einzelverkaufsdaten zusammengefasst auf dem sogenannten Z-Bon auszudrucken und die Tageseinzeldaten dabei zu löschen. Diese Kassen entsprechen nach dem erwähnten BMF-Schreiben nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Alt-Kassen dürfen jedoch noch bis Ende 2016 weiter verwendet werden, wobei die Kassennutzer verpflichtet sind, vom Hersteller angebotene Software-Anpassungen und Speichererweiterungen in Anspruch zu nehmen, wenn damit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden können“, verrät Rechtsanwalt und Steuerberater Jochen Bohne aus der Abteilung Steuern und Finanzen beim HDE. „Spätestens ab 01.01.2017 gelten die Anforderungen dann allerdings für jedermann, der ein Gerät im Sinne der Kassenrichtlinie 2010 benutzt, ohne Ausnahme, insbesondere also die Einzelaufzeichnungspflicht.“ Die Daten der Einzelbons zu verdichten und nur den Tagesendsummen-Bon vorzuhalten, ist dann also nicht mehr erlaubt. Auch die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend.

Dokumentationspflichten und Manipulationssicherheit

Daneben müssen die Kassen-Betriebsanleitung, Dokumente zur Programmierung, Programmabrufe nach jeder Änderung und Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer- oder Trainingsspeicher aufbewahrt und bei Aufforderung vorgelegt werden. Anfang 2015 hat der Bundesgerichtshof dazu entschieden, dass bei programmierbaren Kassen allein eine fehlende Betriebsanleitung oder unvollständige Protokolle von nachträglichen Programmänderungen die Finanzverwaltung zur Hinzuschätzung der Einnahmen berechtigt. Achten Sie daher auf die Vollständigkeit der Unterlagen!

POS-System

Händler sind seit einigen Jahren dazu angehalten, Einzel-Bons zu dokumentieren, abzuspeichern und mindestens zehn Jahre lang aufzuheben. (Foto: Canva)

Ein anderes wichtiges Thema ist die Unveränderbarkeit der Daten – auch bekannt unter dem Stichwort „Manipulationssicherheit von Kassen“. Im Grundsatz heißt das: Händler müssen beim Löschen von Daten große Vorsicht walten lassen. „Das bedeutet nicht, dass gar nichts mehr verändert werden darf, was in die Kasse eingegeben wurde. Es muss für den Fiskus jedoch immer nachvollziehbar sein. Vereinfacht gesagt: Ich darf als Händler nichts löschen, ohne dass die ursprünglichen Daten erkennbar bleiben“, erläutert Jochen Bohne. Dies muss durch die Hard- und Software der Registrierkasse sichergestellt werden. Als Anti-Manipulationstechnologie wurde das sogenannte INSIKA-Verfahren (Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme) gehandelt. Hier werden die Einzeldaten signiert – nachträgliche Veränderungen sind nicht mehr unerkannt möglich. Der Schlüssel für die elektronische Signatur wird durch eine Chipkarte erzeugt. Allerdings lehnt der Bund die Einführung eines solchen fälschungssicheren Chipkartensystems ab. Stattdessen sollen elektronische Registrierkassen von Ladenbesitzern ab 2020 über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen. Das hat die Bundesregierung im Juli 2016 in einem neuen Gesetzesentwurf von Finanzminister Wolfgang Schäuble (CDU) beschlossen. (Letztes Text-Update: 20. Juli 2016; die Red.)

Für wen gelten die Aufzeichnungspflichten?

Der Großteil der Händler in Deutschland, schätzungsweise zwischen 90 und 95 Prozent des stationären Einzelhandels, setzt bereits Registrierkassen ein. Die Unternehmer müssen – wie auch Dienstleister und Gastronomen – ihre alten Kassen, die nicht GoBD-konform sind, bis spätestens Ende des Jahres 2016 ausgetauscht haben und durch eine neue Registrierkasse ersetzen, die den Anforderungen des Finanzamtes genügt. Bei PC-Kassen sind i. d. R. Software-Updates möglich. Doch: „Bereits seit Ende 2010 müssen Händler mögliche Updates einsetzen – und zwar sofort und nicht erst bis Ende 2016. Kassennutzer hätten sich daher eigentlich regelmäßig über Update-Möglichkeiten erkundigen müssen“, erklärt Jochen Bohne ein in diesem Zusammenhang weitverbreitetes Missverständnis. „Wurden vom Hersteller angebotene Updates nicht in Anspruch genommen, haben Händler, die dann nicht den Anforderungen genügende Kassen eingesetzt haben, in einer Betriebsprüfung möglicherweise ein Problem.“

Barzahlung an der Kasse

Barzahlung an der Kasse. (Foto: Canva)

Davon nicht betroffen, sind Einzelhändler mit geringen Umsätzen und keinen Mitarbeitern, die also nur wenige Kunden am Tag bedienen und auch bisher keine Registrierkasse verwendet haben oder eine mechanische Registrierkasse besitzen (= wie eine offene Ladenschublade). Sie können auch nach wie vor ihre Umsätze auf Papier aufschreiben. „Allerdings müssen die Bareinnahmen dann anhand von Kassenberichten nachgewiesen werden, für die ebenfalls strenge Anforderungen zu beachten sind und die in der Praxis fehleranfällig sind“, erklärt Jochen Bohne vom HDE. Verfüge eine mechanische Registrierkasse über ein Druckwerk und würden damit Bons oder Journalrollen erzeugt, seien diese chronologisch und nachvollziehbar aufzuheben.

Wofür steht GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD wurden durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und gelten seit dem 01.01.2015. Sie ersetzen die bis dahin geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Regelungen umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen, wie z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung. Für die Einhaltung der GoBD verantwortlich ist der Steuerpflichtige. Sie ersetzen nicht die Kassenrichtlinie 2010.

GoBD Image erklärt von LocaFox

 

Ab wann greift die Einzelaufzeichnungspflicht?

Weil die Kassenrichtlinie bereits seit Ende 2010 gilt, besteht auch die Pflicht zur Einzelaufzeichnung im Grunde schon seit Ende 2010. Momentan gibt es dazu eine Übergangsregelung, nach der auch alte Kassen noch eingesetzt werden dürfen. Ab spätestens 01. Januar 2017 gelten die Richtlinien dann jedoch ohne Ausnahme. Der Handelsverband Deutschland sieht aber auch noch Verbesserungspotential: „Wir wollen uns für eine Verlängerung der Übergangsfrist einsetzen. Es gibt möglicherweise Einzelfälle, in denen es Sinn macht, bei einer verlängerten Frist abzuwarten, bis auch die neuen Regelungen zum Manipulationsschutz bekannt sind. Dann könnten sich diese Händler eine Kasse kaufen, die sogar den neuen Anforderungen entspricht“, so Jochen Bohne. Das Gebot, jetzt zu handeln, besteht in seinen Augen vor allem für diejenigen mit nicht nachrüstbaren Kassen. „Möglicherweise haben einige Händler aus Unbedarftheit noch nicht gehandelt. Doch die Zeit läuft – und je länger sie warten, desto unwahrscheinlicher wird es, eine neue Kasse pünktlich im Ladengeschäft stehen zu haben“, so Bohne weiter. „Viele Kassenhersteller fürchten aufgrund der bisher niedrigen Nachfrage, dass es unmöglich wird, bis Anfang 2017 alle Händler in Deutschland aufzurüsten“, so Bohne weiter. Verantwortlich für den Austausch bzw. das Aufrüsten der Kassen sind übrigens die Händler, nicht die Kassenhersteller.

Gibt es Strafen für Händler, die ihre Kasse nicht updaten?

Bisher sind keine Strafen bekannt. Doch wer als Händler nicht handelt, schneidet sich ins eigene Fleisch, denn: „Wer keine Registrierkasse nutzt, die den neuen Finanzverwaltungsvorgaben entspricht, läuft Gefahr, dass die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung die Kassenaufzeichnung verwirft und Umsätze hinzuschätzt“, warnt Jochen Bohne, „das kann teuer werden.“ Und nicht nur das: Nach der Rechtsprechung werde in bargeldintensiven Branchen in solchen Fällen auch die gesamte Buchhaltung verworfen, nicht nur die Kassenaufzeichnung. Bohne rät daher, nicht unbedacht zu handeln und sich rechtzeitig mit Kassenanbietern zwecks einer neuen Kasse bzw. eines Updates in Verbindung zu setzen.

Jetzt über das LocaFox POS informieren.

Was kostet eine Kassen-Nachrüstung?

locafox pos tablet-kasse vor weißem Hintergrund

Das LocaFox POS ist Tablet-Kasse, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Online-Lösung in einem. (Foto: LocaFox (c))

Das ist einzelfallabhängig. Je aufwendiger das System, desto höher natürlich auch die Kosten. Kleinere Kassen ohne angeschlossenes Warenwirtschaftssystem (WaWi) gibt es bereits für 500 Euro oder weniger zu kaufen. Hier gilt allerdings vor dem Kauf zu prüfen, ob das System die Daten dem festgesetzten Standard der Finanzverwaltung entsprechend abspeichert. Ansonsten kann es passieren, dass das Finanzamt die Daten nicht auslesen kann und der Kassennutzer entsprechend nachträglich alles ins richtige Format bringen (lassen) muss. Ob sich das am Ende finanziell rechnet, bleibt dahingestellt. Viele aktuelle Kassen können weitaus mehr als nur kassieren und checken auch die aktuellen Warenbestände. Daneben lassen sich über die Kassensysteme Kundendaten für individualisierte Aktionen erfassen.

Gibt es einen Unterschied zwischen der Registrierkassenpflicht in Österreich und den Kassenanforderungen in Deutschland?

Wir haben in Deutschland, anders als in Österreich, keine Registrierkassenpflicht. Jedoch arbeiten die meisten Händler hierzulande mit Registrierkassen. Fraglich sei, ob mit einer Pflicht das Problem des Steuerbetrugs gelöst werde, meint Jochen Bohne vom HDE. „Man kann ja eine Registrierkasse haben und dennoch einiges an der Kasse vorbei bar einnehmen. Hier würde dann eine Überprüfung eine zentrale Rolle einnehmen.“ In Österreich müssen Einzelhändler, die überwiegend Barumsätze machen, ab einem Jahres-Nettoumsatz von 15 000 Euro seit dem 01.01.2015 eine Registrierkasse einsetzen. Verpflichtend ist daneben auch eine technische Lösung zum Schutz vor Umsatzmanipulationen. In Deutschland kritisiert u. a. die Steuergewerkschaft, dass die Regierung um Finanzminister Schäuble (CDU) keine Registrierkassenpflicht plant.

Was gehört auf einen Z-Bon?

In der Übergangsphase sind auch Tagesendsummenbons (Z-Bons) noch möglich. Häufig werden Z-Bons von der Finanzverwaltung als unzureichend bemängelt, weil Kleinigkeiten, wie z. B. der Name des Geschäfts oder Angaben zu Stornobuchungen nicht ausgewiesen werden. Fehlen diese Angaben, muss im Prüfungsfall mit Hinzuschätzungen gerechnet werden. Händler, die mit Z-Bons arbeiten, sollten deshalb darauf achten, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind:

  • Name des Geschäfts
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs
  • Nullstellungszähler (fortlaufende „Z-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte)
  • Stornobuchungen (sogenannte Managerstornos und Nach-Stornobuchungen) und Retouren, ggf. mit einem Wert von 0,00 Euro
  • Entnahmen
  • Zahlungsweg (bar, EC/Kredit)

Daneben ist es ratsam, auch Angaben zu Kundenzahl, Schubladen- sowie Geräteöffnungen im Z-Bon anzugeben, sofern die Kassengrundprogrammierung dies zulässt.

Jochen Bohne vom HDE zur Situation mit den Registrierkassen

 

Was Händler mit Registrierkasse jetzt tun sollten

Prüfen Sie zeitnah, ob Ihr bestehendes Kassensystem so aufgerüstet werden kann, dass es den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Im Kassen-Test mit unserem praktischen Formular bekommen sie schnell Klarheit. Sprechen Sie den Kassendienstleister bzw. -händler auch darauf an, ob die Kasse auf etwaige künftige Anforderungen zur Manipulationssicherheit updatefähig ist. Ein GoBD-konformes Kassensystem, welches alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, ist das LocaFox POS. Informieren Sie sich jetzt auf unserer Hauptseite.

Mehr dazu, wie Händler nun handeln sollten, erfahren Sie in unserem Beitrag „Neue Registrierkasse: 5 Dinge, die Sie jetzt machen müssen“!

Hier mehr über das LocaFox POS erfahren.

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre aktuelle Kasse GoBD-konform ist und den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht? Machen Sie den kostenlosen und unverbindlichen Kassentest:

Ist Ihr Kassensystem fit für 2017? Machen Sie jetzt den Kassen-Test!

 


Sie haben Fragen zum Thema GoBD oder zu den Anforderungen der Finanzverwaltung an Registrierkassen? Dann schreiben Sie uns (igor.voth{at}locafox.de) oder kommentieren Sie unter diesem Beitrag! Hilfestellung gibt auch der HDE.

Lesen Sie auch: „Stationäre Einzelhändler müssen online sichtbar sein„. Wie Händler ihr stationäres Geschäft online bringen, können Sie hier lesen.

 

Text: Thilo Grösch | Verwendetes Beitragsbild: Canva | Verwendete Bilder im Text: HDE, LocaFox, Canva

Thilo Grösch

Thilo Grösch hat das LocaFox-POS-Managzin mit aufgebaut und über den digitalen Wandel im Stationärhandel, Local Commerce, Mobile Commerce und die Zukunft des Shoppings geschrieben.

2 Gedanken zu “GoBD: Bis 2017 müssen Einzelhändler ihre Kassen nachrüsten

  1. …was ist (wie bei mir), wenn der Händler eine eigene Software-Lösung in Form einer PC-Kasse mit Warenwirtschaft verwendet? Teilweise (wie ebenfalls bei mir) seit Jahren gewachsen mit tausenden Stunden Entwicklungsarbeit und somit hohen Kosten. Wie soll man da schnell genug reagieren, wenn erst im Herbst INSIKA oder etwas ähnliches zum Gesetz wird? Soll ich den Wert meiner Lösung in den Wind schreiben und eine fremde Software kaufen, die dann noch einen riesigen Kostenberg durch Übertragung der Daten, Einarbeitung der Mitarbeiter und Störung des Betriebsablaufes mit sich bringt?
    Was soll der ganze Schwachsinn mit Unveränderbarkeit der Daten usw., falls ein Händler schwarze Geschäfte machen will, dann bucht er diese einfach gar nicht in die Kasse ein. Und Daten, seien sie auch noch so gut geschützt oder verschlüsselt, lassen sich von entsprechenden Experten oder Kriminellen immer manipulieren.

  2. Wenn ihre Software ein lückenloses Journal führt, für jeden Kassiervorgang einen Auftrag in der WaWi anlegt und dessen Bezahlung korrekt aufzeichnet u.s.w., und Änderungen im Journal nur durch korrekte Storno-Buchungen respektive Stornos von Aufträgen, und somit immer nachvollziehbar, möglich sind, dann sollten sie eigentlich auf der sicheren Seite sein. Heute haben schon viele WaWis ein Kassenmodul, das so ähnlich arbeitet. Das bietet sich von der Software auch so an, um im Backoffice eine lückenlose Sicht auf alle Geschäftsvorgänge zu haben. Besonders spannend hierbei ist die gleichzeitige Bestandsführung, um im Lager schnell genug reagieren zu können, wenn Grenzmengen erreicht werden.

    Generelles zum Thema Manipulierbarkeit. Da gebe ich ihnen absolut Recht. Wenn man manipulieren will, lässt man Einkauf und Verkauf erst gar nicht durch die Bücher laufen.

    Letztendlich geht es den Behörden nur um eine Vereinfachung für sie selbst, damit ein Prüfer nicht wochenlang damit beschäftigt ist, rollenweise Z-Protokolle mit dem Taschenrechner nachzurechnen. Das geht elektronisch viel einfacher, besser und vor allem….. schneller und fehlerfrei. Nur der kleine Händler muss jetzt wieder ein paar Tausender in die Hand nehmen von seinem schmalen Budget, um die Staatskrake zufrieden zu stellen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.