9. Häufig gestellte Fragen

9.1 Fragen zur Hardware

Tablet

Funktioniert das Tablet auch offline?

Ja, alle Funktionen, bis auf jene Funktionen, die eine bestehende Internetverbindung voraussetzen, funktionieren auch offline. Dazu zählt z.B. das Anlegen eines neuen Produkts, das ohne eine bestehende Internetverbindung nicht auf das Tablet synchronisiert werden kann. Betroffen sind also alle Vorgänge, die im Backoffice getätigt werden und sich direkt auf das Tablet auswirken. Sie sollten von daher darauf achten, dass sich Ihr Tablet mit Hilfe des Internets regelmäßig synchronisieren kann.

Wie kann ich den Bildschirm dauerhaft anlassen?

Der Bildschirm kann maximal 30 Minuten nach der letzten Aktion angelassen werden. Dies ist eine Einstellung vom Hersteller Huawei, die wir nicht beeinflussen können. Um dies einzustellen, gehen Sie bei den Einstellungen auf „Display“ und stellen Sie bei „Ruhezustand“ die Dauer auf 30 Minuten ein.

Die Tablethalterung, welche ich auf der Produktabbildung gesehen habe, war nicht im Paket. Wurde sie vergessen?

Eine Tablethalterung ist nicht im Paket enthalten. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, eine Tablethalterung bei uns zu erwerben (aktuell haben wir zwei Halterungstypen zur Auswahl). Wenn Sie das nicht möchten, können Sie anderweitig eine erwerben, zum Beispiel bei Amazon.

Wenn Sie eine Halterung bei uns erwerben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren LocaFox-Berater.

Bondrucker

Was ist zu tun, wenn der Bondrucker nicht reagiert?

Prüfen Sie, ob der Drucker mit Strom versorgt und mit dem Tablet via Bluetooth verbunden ist.

Aktuell (Stand: 01.11.2019): Bei einigen Drucker kann es nach dem letzten Update dazu kommen, dass Bons nicht mehr gedruckt werden können. Es muss ein Update der Firmware des Druckers durchgeführt werden. Nehmen Sie bitte umgehen Kontakt zu unserem Kundenservice auf (pos-support@locafox.de) damit dieses Update auf Ihrem Gerät eingespielt werden kann.

Was ist zu tun, wenn keine Bons gedruckt werden?

Wenn Sie nicht drucken können, obwohl kein Fehler vorliegt, prüfen Sie mithilfe eines Selbsttests, ob ein Druck möglich ist, indem Sie den folgenden Schritten folgen:

  1. Schließen Sie die Rollenpapierabdeckung.
  2. Schalten Sie den Drucker ein, während Sie die Papiervorschubtaste gedrückt halten. (Halten Sie die Papiervorschubtaste gedrückt bis der Druck startet.) Nach dem Ausdruck des aktuellen Druckstatus wird eine fortlaufende Selbstanleitung gedruckt und die Papier-LED blinkt.
  3. Drücken Sie zum Fortsetzen des Selbsttests kurz die Papiervorschubtaste (kürzer als eine Sekunde). Der Drucker druckt mit dem integrierten Zeichensatz. Nach dem Ausdrucken von ****completed**** wird der Drucker zurückgesetzt und wechselt in den Standardmodus.

Was ist zu tun, wenn die LED-Leuchten am Bondrucker leuchten oder blinken?

  • Keine Leuchten am Panel
    • Prüfen Sie ob das Netzkabel richtig an Drucker und Steckdose angeschlossen ist.
  • Die Betriebsanzeige-LED blinkt
    • Während des Netzwerkverbindungsaufbaus, wenn der Drucker eingeschaltet wird, und während der Firmware-Aktualisierung. Während der Aktualisierung können Sie nicht drucken.
  • Fehler-LED leuchtet
    • Prüfen Sie, ob die Rollenpapierabdeckung geschlossen ist.
    • Prüfen Sie, ob ein Papierstau vorliegt oder Fremdkörper in den automatischen Papierabschneider gelangt sind.
    • Der Thermo-Druckkopf und sein umliegender Bereich können sehr heiß sein. Der Druck stoppt, wenn die Temperaturen zu hoch sind. Der Druck wird automatisch fortgesetzt, sobald die Temperatur des Thermo-Druckkopfs gesunken ist.
  • Papier-LED leuchtet
    • Überprüfen Sie, ob das Rollenpapier richtig eingelegt ist und ob noch Rollenpapier vorhanden ist.
  • Fehler-LED blinkt
    • Schalten Sie den Drucker aus und nach 10 Sekunden wieder ein. Falls die Fehler-LED erneut aufleuchtet, nachdem Sie das Gerät wieder eingeschaltet haben, liegt möglicherweise eine Störung vor. Wenden Sie sich an Ihren Händler oder das Epson-Kundencenter.

Was ist bei einem Papierstau zu tun ?

Tritt ein Papierstau auf, niemals das Papier mit Gewalt herausziehen. Öffnen Sie die Rollenpapierabdeckung, und beseitigen Sie den Papierstau.

VORSICHT:
Berühren Sie den Thermokopf und seinen umliegenden Bereich nicht. Nach dem Druck können der Thermokopf und sein umliegender Bereich sehr heiß sein.

Kann ich Bons auch manuell drucken?

Ja, Sie können unter Einstellungen > Bonoptionen das automatische Drucken eines Bons ein- und ausstellen. Stellen Sie das automatische Drucken aus, können Sie nach dem Abschluss eines Verkaufs über das Symbol unten rechts auf „Bon drucken“ klicken. Sollten Sie das automatische Bondrucken ausgewählt haben, ist aber auch hier der manuelle Nachdruck möglich, indem Sie nach dem Abschluss eines Verkaufs auf „Bon drucken“ klicken..

Zudem finden Sie im Bonjournal alle Belege wieder. Klicken Sie auf den gewünschten Bon und gehen Sie oben rechts (neben Datum und Uhrzeit) auf den Menü-Button. Wählen Sie anschließend „Bon drucken“ aus.

Wie kann ich das Bon-Layout so ändern, dass die Öffnungszeiten nicht einzeln pro Tag, sondern zusammengefasst (z. B. Mo.-Sa. 8.00-20.00 Uhr) dargestellt werden?

Löschen Sie im Backoffice zuerst in den Filialdaten alle Öffnungszeiten. Tragen Sie anschließend im Bon-Layout in „Freitext 1“ den gewünschten Text ein.

Muss ich neue Druckerpatronen nachbestellen?

Nein, die Bons werden durch Thermodruck erstellt. Eine Druckerpatrone wird nicht verwendet und muss demnach auch nicht nachbestellt werden.

Woher bekomme ich neue Bonrollen?

Neue Bonrollen können Sie sich im Internet bestellen. Damit Sie einen Fehlkauf vermeiden, können Sie passende Rollen direkt bei unserem Partner Europaper bestellen.

Kassenlade

Was ist zu tun, wenn die Kassenlade sich nicht öffnet?

Prüfen Sie, ob die Kassenlade korrekt angeschlossen und das Kabel mit dem richtigen Steckplatz des Bondruckers verbunden ist. Damit es nicht zu Verwirrungen kommt, wurden die Steckplätze so abgeklebt, dass es nur einen möglichen freien Steckplatz gibt.

Scanner

Was ist zu tun, wenn der Scanner nicht funktioniert?

Stellen Sie sicher, dass der Scanner mit dem Tablet und der App verbunden ist. Überprüfen Sie, ob Sie beim Anlegen des Artikels im Backoffice die Produktnummer bei „SKU/GTIN/EAN/ISBN“ eingetragen haben und ob diese korrekt ist.

Sollte der Scanner trotzdem nicht reagieren, entfernen Sie den Scanner unter den verbundenen Geräten (gehen Sie hierzu in die Einstellungen des Tablets -> Bluetooth -> Pairing Geräte) und verbinden ihn erneut.

Etikettendrucker

Was ist zu tun, wenn der Etikettendrucker (LabelPrinter 450 Turbo) nicht reagiert?

Stellen Sie sicher, dass der Drucker mit Strom versorgt und über das USB-Kabel mit Ihrem PC verbunden ist. Zudem müssen Treiber und Software vorher installiert werden. Sollte die Gerätesoftware nicht automatisch beim Einstecken des USB-Kabel installiert werden, gehen Sie in Systemsteuerung > Hardware > Geräte und Drucker. Wird der Dymo Labelwriter nicht unter Drucker angezeigt, trennen Sie den Labelwriter manuell (Rechtsklick > Gerät entfernen), ziehen Sie den USB-Stecker ab, und verbinden diesen anschließend neu.

Muss ich neue Druckerpatronen nachbestellen?

Nein, die Etiketten werden durch Thermodruck erstellt. Eine Druckerpatrone wird nicht verwendet und muss demnach auch nicht nachbestellt werden.

Woher bekomme ich neue Etiketten?

Für den LabelPrinter 450 Turbo sind verschiedene Labels kompatibel. Wir empfehlen die Größe 36 mm x 89 mm. Diese können Sie beispielsweise bei Amazon kaufen.

9.2 Fragen zur Software

Was ist zu tun, wenn beim Login „unbekannter Fehler“ angezeigt wird?

Diese Meldung wird angezeigt, wenn man sich zum ersten Mal einloggt. Das erstmalige Einloggen muss am PC durchgeführt werden und nicht am Tablet. Tragen Sie im Backoffice Ihre Händlerdaten ein und vergeben Sie sich eine PIN.

Wie kann ich die Kasse auf Null setzen?

Um die Kasse zurückzusetzen, müssen Sie einen Kassensturz vornehmen. Dafür gehen Sie in der LocaFox POS-App auf Kassenabschluss > Kassensturz.

Was können Gründe für Synchronisationsprobleme sein?

Ursache dafür könnte eine gestörte Internetverbindung sein oder eine fehlende Verbindung zwischen den einzelnen Geräten. Außerdem ist es möglich, dass Neuerungen bzw. Änderungen eine zeitliche Verzögerung verursachen.

Wie lege ich einen Artikel an?

Gehen Sie hierzu in das Backoffice. Über „Produkte“ gelangen Sie zur Produktpflege. Rechts befindet sich das grüne Feld + Neues Produkt. Damit der Artikel anschließend gescannt werden kann, tragen Sie in dem Feld „GTIN/EAN/ISBN“ die Produktnummer ein.

Wie lösche ich einen Artikel?

Das Löschen eines Artikels ist aufgrund der GoBD nicht zulässig und daher nicht möglich. Nicht mehr benötigte Artikel können aber archiviert werden. Dafür gehen Sie auf den Menüpunkt „Produkte“, wählen das Produkt aus, das sie archivieren möchten, und klicken in der Funktionsleiste auf Archivieren

Archivierte Produkte werden im Backoffice und der App nicht mehr angezeigt, stehen aber für Berichte weiter zur Verfügung.

Wie storniere ich einen Verkauf?

Um einen Verkauf zu stornieren, gehen Sie auf den Menüpunkt „Bonjournal/Retouren“ in der LocaFox POS-App (nicht Backoffice) und wählen Sie die zu stornierende Transaktion aus. Rechts oben neben der Uhrzeitanzeige können Sie „Bon stornieren“ auswählen.

Wie nehme ich Retouren an?

Um einen Artikel zurückzunehmen, gehen Sie auf den Menüpunkt „Bonjournal/Retouren“ in der LocaFox POS-App (nicht Backoffice) und wählen Sie das zu retournierende Produkt aus. Rechts oben neben der Uhrzeitanzeige können Sie „Positionen retournieren“ auswählen.

Was ist zu tun, wenn Daten und Adresse auf dem Bon nicht korrekt sind?

Kontrollieren Sie, ob Daten und Adressen im Backoffice richtig eingepflegt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor und drucken Sie den Bon erneut.

Kann ich einen Z-Bericht nachdrucken?

Im Backoffice können Sie die Z-Berichte herunterladen und dann ausdrucken. Allerdings werden Z-Berichte üblicherweise in digitaler Form übermittelt.

Wie verbuche ich Wechselgeld?

In Ihrer LocaFox POS-App gehen Sie im Menü auf „Einlagen/Ausgaben“. Hier können Sie Wechselgeldeinlage/-entnahme auswählen und verbuchen.

9.3 Fragen zum Backoffice

Was ist zu tun, wenn Preise, Artikel und Bestände nicht eingegeben oder nicht korrekt angezeigt werden können?

Überprüfen Sie, ob Sie den Preis im Backoffice hinterlegt haben und die Internetverbindung für eine Aktualisierung besteht. Überdies kann es zu leichten Verzögerungen zwischen dem Eintragen im Backoffice und dem Anzeigen im Frontend kommen. Stellen Sie sicher, dass die Änderungen in der richtigen Filiale vorgenommen wurde. Sollte dies alles der Fall sein, loggen Sie sich aus und wieder ein oder nehmen einen Neustart der App vor.

Was ist zu tun, wenn Änderungen im Backoffice nicht auf das Tablet übertragen werden und umgekehrt?

Gehen Sie sicher, dass die Internetverbindung nicht unterbrochen ist. Prüfen Sie, ob die Änderungen in der richtigen Filiale vorgenommen wurde.

Was ist zu tun, wenn die im Backoffice angelegten Artikel in der Kasse mit 0,00 € berechnet werden?

Prüfen Sie, ob der Preis hinterlegt und die Internetverbindung nicht unterbrochen ist. Sollte dies der Fall sein, loggen Sie sich aus und wieder ein oder nehmen einen Neustart der App vor.

Was ist zu tun, wenn die Kassenabschlüsse im Backoffice nicht sichtbar sind?

Gehen Sie sicher, dass Sie den Kassenabschluss korrekt vorgenommen haben. Beachten Sie, dass bei der Datenübertragung Verzögerungen auftreten können.

Warum wird das Symbol für den Etikettendruck nicht angezeigt?

Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

9.4 Fragen zur Buchhaltung

Worin liegt der Unterschied zwischen den Einlagen und Ausgaben?

Einlagen beeinflussen nicht den Gewinn und Verlust Ihres Geschäfts. Privateinlagen oder Wechselgeldeinlagen zählen also nicht zu Ihren Umsätzen. Unter Ausgaben versteht man die negative Veränderung des Geldvermögens. Sie stellen den Gegenwert aller zugegangen Güter dar (und nicht nur die Abflüsse der Zahlungsmittel).

Wie kann ich meinem Steuerberater die Z-Berichte überreichen?

Im Backoffice unter dem Menüpunkt „Datenträgerüberlassung (Z3)“ können Sie Daten exportieren. Sie können dann die Z-Berichte am besten mit dem PC downloaden und mit dem jeweiligen Passwort Zugang erteilen. Eine weitere Möglichkeit ist es, Ihrem Steuerberater mit Betriebsprüfungsrechten den Zugang zum Backoffice zu gewähren.

Was ist GoBD und wo finde ich weitere Informationen darüber?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) finden Sie beim Bundesfinanzministerium.

9.5 Fragen zur Fiskalisierung

Digitale Kassensysteme bieten Händlern viele Vorteile in Bezug auf Zeit, Geld und Arbeitsaufwand. Für das Finanzamt ist es im Allgemeinen jedoch schwierig geworden, die Systeme zu kontrollieren. Neue technische Maßnahmen sollen für mehr Transparenz und Sicherheit sorgen. Daher erwartet der Gesetzgeber ab dem Jahr 2020 im Rahmen der Kassen-Sicherungsverordnung (KassenSichV) zusätzliche technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) von allen Kassenherstellern, um eine bessere Kontrolle zu gewährleisten und wird dies unter dem Stichwort Fiskalisierung 2020 umsetzen.

Worauf muss sich eingestellt werden?

Ab dem 01.01.2020 müssen in Deutschland Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung versehen sein. Dies hat zur Folge, dass Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme den neuen Anforderungen entsprechend aufgerüstet oder ersetzt werden müssen. Dies dient dem Schutz vor Manipulation von digitalen Aufzeichnungen in Unternehmen und soll die Veränderung von Kassendaten verhindern. Vereinfacht gesagt, sollen sämtliche Transaktionen der Kasse mit zusätzlichen Informationen digital signiert werden und zur Prüfung durch das Finanzamt bereitgestellt werden.

Wie funktioniert die technische Sicherheitseinrichtung?

Bisher gibt es noch keine zertifizierte technische Sicherungseinrichtung, sie soll jedoch aus den folgenden drei Komponenten bestehen:

  • Sicherheitsmodul
  • Speichermedium
  • einheitliche digitale Schnittstelle

 

Das elektronische Aufzeichnungssystem soll dann für jeden Geschäftsfall die folgende Daten erfassen:

  • Beginn des Vorgangs
  • Art des Vorgangs
  • eindeutige, fortlaufende Transaktions-Nummer
  • Daten des Vorgangs
  • Zahlungsart
  • Zeitpunkt der Beendigung/des Abbruchs
  • Prüfwert
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Was muss zertifiziert werden?

Zertifiziert wird die technische Sicherheitseinrichtung selbst. Das Kassensystem muss nicht zertifiziert sein und wird die zertifizierte TSE implementieren.

Wie erfolgt die Meldung beim Finanzamt? 

Kassensysteme die ab dem 01.01.2020 angeschafft werden, müssen über eine zertifizierte TSE verfügen. Zudem müssen alle bisherigen Kassen dem Finanzamt gemeldet werden. Formulare zur Meldung erhalten Sie von Ihrem Steuerbüro. Die Meldung an das Finanzamt erfolgt per Brief oder Fax.

Diese Information beinhaltet die Meldung:

  • Name des Steuerpflichtigen
  • Steuernummer des Steuerpflichtigen
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Art der technischen Sicherheitseinrichtung
  • Art des elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Anschaffung des elektronischen Sicherheitssystems
  • Datum der Inbetriebnahme des elektronischen Sicherheitssystems

Wer ist von der Verordnung betroffen?

  • Anbieter von Kassensystemen und Registrierkasse
  • Anbieter von Software- und Aufzeichnungssystemen (z.B. Buchhaltungsprogramme)
  • Unternehmer, die diese Systeme verwenden

Wer ist für die Zertifizierung zuständig?

Für die Zertifizierung sind die Hersteller der technischen Sicherheitseinrichtungen verantwortlich. Kassennutzer müssen sich nicht selbst darum kümmern.

Wie ist der aktuelle Stand?

Aktuell befinden sich mehrere TSE-Lösungen in einem Zertifizierungsverfahren. Ein Zertifizierungsverfahren kann laut uns aktuell vorliegenden Informationen auch noch bis zu einem Jahr dauern. Locafox prüft aktuell verschiedene TSE-Lösungen, die zusammen mit dem Locafox POS eingesetzt werden können. Dabei fokussieren wir uns auf zwei Funktionsweisen:

  • hardwarebasierte TSE-Lösungen
  • cloudbasierte TSE-Lösungen
 

Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Während cloudbasierte Lösungen den Vorteil bieten, geräteunabhängig zu arbeiten, erfordern sie eine permanente Internetverbindung. Auf der anderen Seite bieten hardwarebasierte Lösungen den Vorteil, offline funktionieren zu können. Gleichzeitig sind sie jedoch auf ein bestimmtes Hardware-Setup angewiesen, das für eine einwandfreie Funktionsweise gegeben sein muss. 

Da noch keine einzige TSE-Lösung zertifiziert ist, können weder wir noch andere Kassenhersteller in Deutschland aktuell sagen, welche Lösung am Ende implementiert werden wird. Nach aktuellem Stand gehen wir davon aus, dass kein TSE Anbieter bis Ende 2019 eine Zertifizierung erhalten wird. Aus diesem Grund wird branchenweit unter Kassenherstellern erwartet, dass das Bundesfinanzministerium Aufschub oder eine Fristverschiebung anbieten wird, so dass alle Händler, die elektronische Kassen einsetzen, fristgerecht Lösungen angeboten bekommen. Mehr Informationen dazu werden im Herbst im Rahmen einer Bekanntmachung durch das Bundesministerium für Finanzen erwartet