4. Funktionen der LocaFox POS Kasse

Sie finden die LocaFox POS-App auf Ihrem entsperrten Tablet als kleines Icon mit einem blauen Fuchskopf. Starten Sie diese einfach mit einem Klick.

4.1 Der erste Login

Wenn Sie die LocaFox POS-App das erste Mal starten, werden Sie im ersten Schritt aufgefordert, Ihre Zugangsdaten einzugeben.

Tragen Sie hierzu einfach Ihre vierstellige Händlernummer oben ein, nachfolgend dann Ihren Benutzernamen und das dazugehörige Passwort.

Es öffnet sich anschließend die Auswahl der Filiale, in der dieses Tablet genutzt werden soll. Für den Fall, dass Sie mehrere Filialen mit dem LocaFox POS ausstatten, klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil nach unten und wählen Sie die entsprechende Filiale aus und klicken Sie auf Weiter.

In der nächsten Ansicht werden alle im Backoffice hinterlegten Informationen mit dem Tablet synchronisiert. Es werden alle gemachten Angaben zu Ihrem Geschäft, den Benutzern, dem Bon-Layout sowie die angelegten Warengruppen und Artikel in die LocaFox POS-App geladen.

Zuletzt werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrem Benutzernamen und dem dazugehörigen PIN einzuloggen. Die Kasse ist nun fertig eingerichtet. Nach der PIN-Eingabe sind Sie startklar.
Wie Sie Ihren Benutzernamen und den PIN anlegen erfahren Sie in Benutzerprofile anlegen und Nutzerrechte vergeben.

4.2 Aufbau der LocaFox POS-App

Nachdem Sie sich mit Ihrem Benutzer und Ihrem PIN eingeloggt haben, werden Sie immer auf die folgende Startansicht geleitet:

4.2.1 Das Menü

Klicken Sie auf das Menü-Icon mit den drei Strichen in der oberen linken Ecke, um das Menü zu öffnen:

Hier finden Sie den Zugang zu den folgenden Menüpunkten.

4.2.1.1 Der Kassenabschluss

Der Kassenabschluss dient am Ende einer Schicht oder am Feierabend dem Vergleich des Ist-Bestandes der Kasse (tatsächlicher Geldbetrag in der Kassenlade) mit dem Soll-Bestand (Geldbetrag, der laut Transaktionen in der Kasse enthalten sein soll). Dieser Vorgang gibt Ihnen die Möglichkeit, Abweichungen früh zu erkennen oder Fehlbuchungen zu korrigieren.

Gleichzeitig finden Sie auf der rechten Seite den X-Bericht, der Ihnen alle getätigten Umsätze anzeigt.

4.2.1.2 Der Kassensturz

Um den Kassensturz durchzuführen, klicken Sie auf Weiter. Anschließend können Sie nun das in der Kasse vorhandene Geld zählen und die Anzahl an Scheinen und Münzen in die dafür vorgesehenen Felder eintragen.

Abschließend drücken Sie auf Speichern. Wollen Sie auf die Zählung verzichten, so drücken Sie auf Überspringen.

Durch die Eingabe des gezählten Bargeldes und das Drücken von Speichern und Bestätigen, wird Ihr Ist-Bestand errechnet.

Im nächsten Schritt steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Geld aus der Kasse aus zu buchen.
In der Einlage/Ausgabe können Sie nun eine Wechselgeldentnahme, eine Entnahme und eine Bankeinzahlung buchen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt. Drücken Sie bitte wieder Speichern und ein Bon der Buchung wird gedruckt.

Im letzten Schritt Kasse schließen wird Ihnen der Ist-Bestand, der Soll-Bestand und eine mögliche Differenz angezeigt. Über Kasse schließen wird der Z-Bericht ausgedruckt.

4.2.1.3 Einlagen/Ausgaben

Sie haben über die Funktion Einlage / Ausgabe die Möglichkeit, folgende Sondergeschäftsvorfälle zu buchen:

Drücken Sie bitte auf Einlage/Ausgabe um Ihre Buchung vorzunehmen.

Folgende Buchungen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Wechselgeldentnahme – Sie nehmen Geld aus der Kasse, um es an einem anderen Ort zu sichern.
  • Wechselgeldeinlage – Sie legen Geld in die Kasse, um z. B. ausreichend Wechselgeld zu haben.
  • Entnahme – Sie nehmen Geld aus der Kasse für Ihren privaten Gebrauch.
  • Einlage – Sie legen Ihr privates Geld in die Kasse.
  • Ausgabe – Sie entnehmen Geld aus der Kasse, um etwas zu kaufen oder einen Lieferanten zu bezahlen.
  • Bankeinzahlung – Sie entnehmen Geld aus der Kasse und bringen es zur Bank.
  • Kasseneinzahlung – Sie heben Geld von ihrem Konto ab und legen es in die Kasse.

Klicken Sie auf Übernehmen, um eine Buchung abzuschließen.

4.2.1.4 Bonjournal / Retoure / Bondetailansicht

Unter Bonjournal/Retouren im Menü können Sie Einsicht in alle Transaktionen (Verkäufe, Retoure, Sondergeschäftsvorfälle etc.) nehmen und gegebenenfalls Retouren vornehmen.

Sie können das Bonjournal nicht nur nach Bonnummer und Zeitraum filtern, sondern auch nach Art des Geschäftsvorfalls.

Durch Klicken auf einen Geschäftsvorfall gelangen Sie in die Bon-Ansicht. In der Bon-Ansicht lassen sich auch einzelne Positionen oder ganze Bons retournieren und stornieren. In der Bon-Detailansicht sind alle verkauften Produkte aufgelistet.

Um einen Bon zu drucken, zu stornieren oder einzelne Positionen zu retournieren, klicken Sie auf den kleinen blauen Bon oben rechts.

Wählen Sie nun Ihren nächsten Schritt aus. Zur Auswahl stehen:

  • Positionen retournieren
  • A4-Rechnung drucken
  • Bon drucken
  • Bon stornieren

Um die Anzahl der zu retournierenden Artikel zu verändern, wählen Sie diese zunächst aus und klicken Sie auf das Zurück-Pfeil-Symbol, um die Ware zurück in den Bestand zu buchen.

Durch „+“ und „-“ können Sie die Anzahl der Artikel, die in den Warenbestand wieder aufgenommen werden sollen, verändern. Dies ist empfehlenswert, wenn ein Artikel beispielsweise neuverpackt ist oder keine Gebrauchsspuren aufweist. Ist er beschädigt, sollte er nicht in den Bestand zurückgebucht werden.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, im Freitextfeld eine optionale Notiz vorzunehmen. Hierfür klicken Sie auf den Auswahl-Button rechts oben.

Des Weiteren ist es möglich, die Zahlungsmethode zu wählen, mit der Sie die Retoure erstatten möchten. Hierbei können Sie zwischen einer Bargeld Rückzahlung oder einer Rückzahlung in Form eines Gutscheins wählen.

Bei Retouren, die mit Rechnungen bezahlt wurden (mehr dazu unter Kauf auf Rechnung) wird automatisch die Retoure in Rechnung eingeblendet.

Ihre Retoure wurde nun durch das abschließende Drücken auf Auszahlen gebucht.

4.2.1.5 Das Backoffice

Unter Backoffice im Menü können Sie vom Tablet aus das Backoffice aufrufen, um z. B. den aktuellen Tagesabschluss einzusehen oder die Analysen & Statistiken zu überprüfen (Voraussetzung hierfür ist eine aktive Internetverbindung).

4.2.1.6 Einstellungen

Unter den Einstellungen im Menü können verschiedene Einstellungen für Ihre LocaFox Kasse vorgenommen werden.

  • Kassenname: es kann der Name der Kasse geändert werden
  • Drucker wählen: es steht Ihnen eine Auswahl zur Verfügung, unter der Sie sich Ihren Bondrucker auswählen können
  • Barcode-Scanner wählen: es steht Ihnen eine Auswahl zur Verfügung, unter der Sie sich Ihren Barcode-Scanner auswählen können
  • Kundendisplay einschalten: wenn Sie ein System mit Kundendisplay erworben haben, können Sie dies hier einschalten
  • Bons automatisch drucken: wollen Sie das Bon bei einem Verkauf automatisch über den Bondrucker gedruckt werden sollen, so aktivieren Sie bitte diese Einstellung. Anderenfalls deaktivieren Sie die Schaltfläche.
  • Kassenlade bei EC- und Kreditzahlungen öffnen: bei aktivierter Schaltfläche wird die Kassenlade bei diesen Verkäufen geöffnet. Bei deaktivierter Schaltfläche bleibt Sie geschlossen.
  • Erinnerung: Kassenabschluss durchführen: Möchten Sie eine Erinnerung haben, die Sie zum Ladenschluss an den Kassenschluss erinnert? Dann aktivieren Sie bitte diese Schaltfläche. Der Zeitpunkt richtet sich nach den hinterlegten Öffnungszeiten.

Klicken Sie anschließend auf Übernehmen, um die Änderungen zu sichern.

Weiterhin finden Sie hier die Login-Möglichkeit für ihren SumUp-Account, sowie die Systeminformationen ihrer aktuellen Softwareversion.

4.2.2 Der Hauptbildschirm

Im Hauptbildschirm finden Sie im oberen Bereich die angelegten Warengruppen , denen Ihre Produkte zugeordnet sind. Auf der rechten Seite ist der Warenkorb abgebildet, in den Produkte durch einfaches Klicken zum Verkauf hinzugefügt werden können. Oberhalb der Warengruppe ist außerdem eine Suchleiste zu finden. In der Mitte können Sie einzelne Produkte als Favoriten auf Ihrem Startbildschirm anordnen, um sie für den Verkauf noch schneller auswählbar zu machen.

Um einen Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie so lange auf den Artikel, den Sie zu den Favoriten hinzufügen möchten, bis ein Sternchen erscheint und schieben Sie das Sternchen nach rechts. Das Produkt ist nun zu den Favoriten hinzugefügt und wird jederzeit auf dem Startbildschirm angezeigt.

Sie können auf diese Art und Weise beliebig viele Produkte als Favoriten hinzufügen.

4.3 Der Verkaufsvorgang – Warenkorb

Durch einfaches Klicken auf die Artikel auf der linken Seite können Sie Produkte in den Warenkorb auf der rechten Seite des Hauptbildschirmes hinzufügen.

Sie können nun einen Positionsrabatt durch das Drücken auf das % Symbol hinzufügen und dabei festlegen, ob Sie den Rabattwert in Euro oder Prozent festlegen wollen oder ob Sie den einmaligen Preis für diesen Verkauf setzen.

Über das + Symbol können Sie einen Einzelstückverkauf hinzufügen, für all die Produkte, die Sie nicht in Ihrer Warenwirtschaft geführt werden. Diese werden dann in den Statistiken ebenfalls als Einzelstück geführt.

Durch das Drücken auf das Geschenk-Symbol, können Sie einen Mehrzweckgutschein erstellen.

Über die drei blauen Punkte rechts oberhalb Ihres Warenkorbes erhalten Sie zusätzliche Unterfunktionen wie:

  • Pfand hinzufügen
  • Pfandrückgabe
  • Kunden hinzufügen
  • Warenkorbnotiz

4.3.1 Der Verkaufsvorgang – Warenkorb löschen

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ oben links löschen Sie den gesamten Inhalt des Warenkorbs.

4.3.2 Der Verkaufsvorgang – Einzelstück verkaufen

Durch einen Klick auf das + Symbol haben Sie die Möglichkeit, Einzelstücke zu verkaufen. In der Praxis sind das oft Produkte, die verkauft werden sollen, allerdings nicht im Backoffice bzw. der Warenwirtschaft angelegt sind – ein Beispiel wären Einmalartikel.

Sie können einfach einen Preis, den Steuersatz und einen Produktnamen festlegen, sowie den Artikel durch Klicken auf OK zum Warenkorb hinzufügen.

4.3.3 Der Verkaufsvorgang – Gutscheine

Gutscheine verkaufen

Um einen Gutschein zu verkaufen, klicken Sie im Warenkorb einfach auf das Gutschein-Symbol. Geben Sie dann den Wert des Gutscheins und gegebenenfalls eine Notiz ein. Schließen Sie dann mit einem Klick auf OK ab.

Zahlungsabwicklung mit einem Gutschein

Die Bezahlung mit einem Gutschein unterscheidet sich kaum vom üblichen Zahlungsvorgang. Wählen Sie im Bezahlfenster einfach das Feld für Gutschein aus. Hier können Sie jetzt wählen zwischen einem Locafox-Gutschein, den Sie über diese Kasse verkauft haben und einem fremden Gutschein.

Im Falle eines LocaFox Gutscheins scannen Sie den Barcode auf dem Gutschein-Bon oder geben die Gutscheinnummer selbst ein. Sie können nun im Zahlungsvorgang fortfahren, indem Sie auf Abschließen klicken.

Möchte dagegen ein Kunde mit einem Gutschein bezahlen, der nicht über das LocaFox Kassensystem verkauft wurde, wählen Sie das Feld Fremder Gutschein. Tragen Sie hier den jeweiligen Wert des Gutscheins ein und setzen den Bezahlvorgang wie gewohnt fort.

4.3.4 Der Verkaufsvorgang – Optionen im Warenkorb

Bei den Optionen bezüglich des Warenkorbs haben Sie die Möglichkeit, eine Warenkorbnotiz zu verfassen, nach bestehenden Kunden zu suchen, einen neuen Kunden anzulegen und Pfand einzugeben.

4.3.5 Positionsnotiz

Über die Positionsnotiz lassen sich Anmerkungen zu einzelnen verkauften Produkten verfassen. So können z. B. Erklärungen zu möglichen Rabatten hinterlegt werden.

4.3.6 Positionsrabatt

Mit dem Positionsrabatt ist es möglich, einzelne Artikel zu rabattieren. Beachten Sie, dass es sowohl möglich ist, einen Rabattwert in % oder auch einen Abzug in Euro festzulegen. Sie können auch einen Endpreis festlegen, den das Produkt kosten soll. Wieder rückgängig können Sie den Positionsrabatt über das Feld Rabatt entfernen machen.

4.3.7 Verkaufsmengen

Bei Produkten im Warenkorb kann die Anzahl durch Klick auf + erhöht werden.

Mit einem Klick auf das Kreuz in einem Kreis ⊗ kann ein Produkt aus dem Warenkorb entfernt werden.

Ist die Anzahl eines Produktes größer als eins, wird statt des ⊗ ein angezeigt, über das die Anzahl reduziert werden kann.

4.3.8 Warenkorbrabatt

Mit dem Warenkorbrabatt lässt sich ein Rabatt auf alle Positionen eines Warenkorbs anwenden. Genauso wie beim Positionsrabatt können Sie entweder einen Rabattwert in % oder einen bestimmten Geldbetrag eintragen. Ebenfalls können Sie einen Endpreis festlegen, sowie alle Rabatte wieder entfernen.

4.3.9 Pfand hinzufügen

Um das Pfand hinzuzufügen, gehen Sie beim Verkauf eines Artikels links oben auf den Menüreiter der App und wählen Sie manuell Pfand hinzufügen oder Pfandrückgabe aus.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie manuell den Betrag, die Mehrwertsteuer, die Menge sowie den Pfandnamen eingeben können. Wichtig ist, dass mindest eines Ihrer Produkte mit einem Pfand in Ihrer Warenwirtschaft hinterlegt ist.

4.3.10 „Bezahlen“ – Checkout

Nach dem Klick auf Bezahlen gelangen Sie in den so genannten Checkout. Dort ist der Warenkorb mit allen Verkaufspositionen auf der linken Seite zu finden. Es kann zwischen den Zahlungsmethoden Bar, EC, Kreditkarte, Zahlung splitten und Rechnung gewählt werden. Bei der Auswahl von Bar als Zahlungsmethode kann entweder über das Zahlenpad oder die vom System vorgeschlagenen Mengen der gegebene Betrag ausgewählt werden. Es wird dann automatisch das Wechselgeld berechnet. Anschließend kann über Abschließen der Verkaufsvorgang abgeschlossen werden.

4.2.10.1 Der Zahlungssplit

Möchte ein Kunde mit mehreren Zahlungsmitteln bezahlen, gibt es die Möglichkeit, die Zahlung aufzusplitten.

Gehen Sie hierzu auf den Tab Zahlung splitten im Checkout.

Anschließend gelangen Sie zu der Zahlungssplit-Übersicht. Hier sind alle möglichen Zahlungsmittel aufgelistet.

Wählen Sie nun die erste gewünschte Bezahlmethode aus und fügen den Betrag hinzu. Wenn Sie die nächste Zahlungsart auswählen, wird automatisch der Restbetrag hinterlegt. Sie können diesen bei Bedarf reduzieren und weitere Zahlungsarten hinzufügen.

In diesem Beispiel wird ein Teil mit EC-Karte, der Rest in bar bezahlt. Mit Klick auf Teilzahlung buchen starten Sie die erste Teilzahlung, in diesem Beispiel die Kartenzahlung.

Nach erfolgter Kartenzahlung klicken Sie auf Abschließen, um die Buchung zu bestätigen. 

Im darauf folgenden Bestätigungsbildschirm klicken Sie auf Zur nächsten Teilzahlung um den Restbetrag in bar zu verbuchen.

4.3.11 Verkauf abgeschlossen

Nach dem Klicken auf Abschließen gelangen Sie in den Abschlussbildschirm. Zentral angeordnet finden Sie die Rückgabemenge bzw. das Wechselgeld.

Über das Symbol rechts unten erreichen Sie weitere Optionen:

  • Bon drucken: Manueller Druck des entsprechenden Belegs zum Verkaufsvorgang 
  • A4-Rechnung drucken: Erstellt eine Rechnung im DIN-A4-Format.
  • Verkauf stornieren: Storno des gerade durchgeführten Verkaufs.

Der Verkaufsvorgang kann durch das Klicken auf Neuer Auftrag abgeschlossen werden.

4.4 Wareneingänge / -ausgänge scannen

Um Wareneingänge und -ausgänge zu erleichtern und Zeit zu sparen, können Sie Ihre Artikel einscannen und die gesamte Menge der Wareneingänge bzw. -ausgänge manuell eingeben.

Klicken Sie auf Warenein-/ Ausgang erfassen im Menü, um die Funktion nutzen zu können.

Nach dem Abscannen eines Produktes, können Sie die Anzahl der Waren, die in den Bestand aufgenommen oder entnommen werden sollen, eingeben und Ihre neuen Bestände und Preise buchen.