8. Ex- und Importfunktionen

Mit der Exportfunktion ist es Ihnen möglich, die Produkt-, Inventar- und Filialdaten aus Ihrem LocaFox POS in CSV-Dateien zu exportieren. Diese Daten können Sie dann in anderen Programmen bearbeiten oder für den Import in andere Systeme, wie beispielsweise Marktplätze oder das Google Merchant Center zu nutzen.

Produkt- und Inventardaten können ebenso einfach in das LocaFox POS importiert werden. Das ist nützlich, wenn Sie zum Beispiel Daten Ihrer Lieferanten aufbereiten und nutzen möchten. Ebenso können Sie exportierte Daten bequem in einer Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel bearbeiten und dann in das System einspielen.

8.1 Die Exportfunktion

Die Exportfunktion erlaubt es Ihnen, die Angaben zu Ihren Filialen, Produktdaten sowie Preis- und Bestandsdaten zu exportieren.

Sie finden die Exporteinstellungen im Menü unter Produktdatenexport. Unter Einstellungen automatischer Produktexport können Sie in freiwählbaren Intervallen alle relevanten Daten zu Ihrem Geschäft exportieren, z. B. für den Verkauf auf anderen Plattformen. Durch Klicken auf Automatischen Export stoppen bzw. Automatischen Export starten können Sie den Export pausieren bzw. aktivieren.

Ist der automatische Export aktiviert, werden im festgelegten Zeitintervall alle Daten zu Filialen, Produkten sowie Preis- und Bestandsdaten in Dateien geschrieben, die über Links aus der Cloud heruntergeladen werden können. Wenn Sie diese Daten Dritten zur Verfügung stellen möchten, brauchen Sie einfach nur die Links zur Verfügung zu stellen. Diese sind nicht mit einem Passwort geschützt.

Wenn Sie den Export (einmalig) manuell anstoßen möchten, können Sie dies unter Manueller Export ausführen, indem Sie auf Export jetzt manuell durchführen klicken. Nach dem Export können Sie Ihre Filialdaten, Produktdaten sowie die Preis- und Bestandsdaten als CSV-Dateien herunterladen.

8.2 Der Produktdatenimport

Durch den Produktdatenimport des LocaFox POS ist es möglich, digitale Informationen zu Ihren Artikelbeständen und Preisen einfach und schnell ins System hochzuladen. Das bedeutet, dass Sie nicht jedes Ihrer Produkte einzeln im Backoffice anlegen müssen, was besonders bei einer Vielzahl von Artikeln zeitaufwändig ist, sondern alle gleichzeitig importieren können. Sie können also mehrere Hundert Produkte in einer Liste mit wenigen Klicks ins System importieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei vorgehen müssen und was es zu beachten gibt.

Hierfür gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Nutzen Sie eine der beiden LocaFox-Excel-Vorlagen

Unter dem Menüpunkt Produktdatenimport finden Sie folgendes Fenster:
Wenn Sie nun auf + Neue Daten importieren klicken, öffnet sich folgendes Fenster mit der Überschrift Neuer Import.

Sie haben nun die Möglichkeit, eine unserer Vorlagen herunterzuladen. Bitte nutzen Sie zum Produktdatenimport ausschließlich die Vorlagen, die wir Ihnen zur Verfügung stellen. Jegliche Änderungen, auch innerhalb der Vorlagendatei, führen zu einer Fehlermeldung beim Import.

Wenn Sie den Mauszeiger auf das Informationssymbol (kleines „i“) halten, sehen Sie, welche Vorlage Sie verwenden müssen. Wir bieten Ihnen zwei verschiedene Excel-Vorlagen zum Produktdatenimport an (die Nutzung von Excel als Programm wird empfohlen, um etwaige Synchronisationsfehler auszuschließen). Die einfache Vorlage empfiehlt sich für Händler, die nur ein Geschäft führen und keine Einkaufspreise der jeweilig geführten Produkte eintragen möchten. Die erweiterte Vorlage ist etwas komplexer und für Händler geeignet, die zum einen die Einkaufspreise eintragen möchten und zum anderen mehrere Filialen führen.

Egal welche Vorlage Sie am Ende nutzen, wichtig ist dabei, stets die gleiche Struktur zu verwenden. Achten Sie darauf, dass keine Spalten gelöscht oder neu hinzugefügt werden – das ist besonders wichtig, denn ansonsten führt dies zu Fehlermeldungen beim späteren Import der Liste, die dann nicht eingelesen werden kann.

2. Pflichtfelder ausfüllen

Grundlage für eine funktionierende Warenwirtschaft ist die sogfältige Dateneingabe. Es ist daher empfehlenswert, möglichst viele Produktinformationen durch den Import im System zu hinterlegen. Achten Sie beim Ausfüllen auch auf die kleinen roten Ecken, die Sie in vielen Spalten finden. Bei diesen roten Ecken handelt es sich um von uns hinzugefügte Hinweise zum Ausfüllen der Vorlage. Um die Notizen anzeigen zu lassen, gehen Sie einfach mit dem Mauszeiger über die rote Ecke.

Es gibt gewisse Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen, damit der Produktdatenimport funktioniert:

  • Artikelnr. SKU: SKU steht für Stock Keeping Unit und ist eine der wichtigsten Nummern im System. Anhand dieser identifiziert das System jedes einzelne Produkt. Da jede SKU nur genau ein Mal verwendet werden darf, sollte sie nicht zu kurz ausfallen; vergeben Sie also am besten mindestens achtstellige Nummern. Innerhalb der SKU kann ein eigenes System bzw. eine eigene Logik verwendet werden, z. B. sortiert nach Hersteller, Lieferdatum, Farbe, etc. (Beispiel: 1519382805509 oder H-1513-a). Werden Produkte im Backoffice manuell angelegt, wird die SKU automatisch generiert; bei der Nutzung des Imports müssen Sie selbst die Nummern vergeben und sollten dabei einer Logik folgen.
  • Varianten SKU: Diese werden nur dann benötigt, wenn Varianten für ein Produkt gebildet werden (z. B. blau/rot/grün oder groß/klein/medium). Dann wird die SKU einfach erweitert. Beispiel: SKU: H-1513-a –> Rot: H-1513-a-01, –> Grün: H-1513-a-02, –> Blau: H-1513-a-03, etc.
  • Produktbezeichnung: Mit der Produktbezeichnung legen Sie den Namen des Produktes im System fest.
  • Variantenbezeichnung (wenn Varianten vorhanden): Legen Sie einen Namen für die Variante fest.
  • Variantenbild (wenn Varianten vorhanden): Hinterlegen Sie hier einen Link zum Variantenbild, wenn Sie möchten, dass die Bilder entsprechend auch in der Kassenapp angezeigt werden sollen (wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass es ein statischer Link ist).
  • Maß-Wiegeware: Diese Angabe benötigen Sie nur, wenn Produkte anbieten, die nach bestimmten Maßeinheiten oder Gewicht bezahlt werden müssen. Geben Sie in der Zeile „ja“ ein, wenn es sich bei dem Produkt um Maß-Wiegeware handelt oder lassen Sie das Feld leer bzw. tippen Sie „nein“ ein, wenn das Feld nicht benötigt wird.
  • Verkaufseinheit: Geben Sie das Kürzel für die jeweilige Verkaufseinheit ein (siehe Tabelle am Ende dieser Seite).
  • Bestandsführung: Je nachdem, ob das LocaFox POS den BEstand dieses Produkts verwalten soll, tragen Sie entweder „ja“ oder „nein“ ein.
  • Warengruppe: Für die jeweilige Warengruppe, also die Zuordnung der Kategorie, sind drei Ebenen möglich. Beispiel: Kleidung –> Herren –> Mäntel
  • Verkaufspreis: Hier geben Sie den Endpreis für den Kunden (brutto) an.
  • Filiale: Geben Sie den Namen der Filiale an, so wie im Backoffice unter Händlerdaten hinterlegt.
  • Filialverkaufspreis: Ein Produkt muss nicht in jeder Filiale gleich viel kosten. Bei Bedarf können Sie für jede Filiale einen anderen Preis festlegen (Filialverkaufspreis (Brutto)1 für Filiale 1, Filalverkaufspreis (Brutto 2) für Filiale 2 usw.). Sollten die Produktpreise für alle Filialen identisch sein, reicht es, den entsprechenden Preis in das Feld „Verkaufspreis (Brutto) in Euro“ einzutragen.
  • Filialbestand: Tragen Sie hier den tatsächlichen Bestand pro Filiale ein.
  • Dynamischer Preis: Wenn Sie für ein Produkt keinen festen Verkaufspreis festlegen möchte, tragen Sie in dieser Spalte „ja“ ein. Die Festlegung des Preises dieses Produkts erfolgt dann immer erst beim Verkauf in der Kasse.

 

Außerdem empfehlen wir Ihnen, diese Felder auszufüllen:

  • EAN: Die EAN (oder auch GTIN genannt) ist eine international eindeutige Produktnummer, die vom Hersteller festgelegt wird. Vorteil für Sie, wenn Sie diese eintragen: Sie können den Barcode eines Produktes an der Kasse einfach abscannen, und das Produkt landet automatisch im Warenkorb. Auch für den Warenein- und -ausgang an der Kasse ist die EAN sinnvoll.
  • Produktbild: Hinterlegen Sie hier einen Link zu dem Produktbild wenn Sie möchten, dass das Bild auch in der Kassenapp angezeigt werden sollen (wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass es ein statischer Link ist).

 

Weitere Felder können optional ausgefüllt werden.

3. Vorlage hochladen

Nachdem Sie die Vorlage entsprechend ausgefüllt und gespeichert haben, können Sie diese hochladen. Dazu klicken Sie im Backoffice auf das Feld Import-Datei auswählen. Die Datei wird nun verarbeitet, und Sie erhalten die Meldung „Import läuft“. Falls der Import fehlschlägt, wird dies mit einer entsprechenden Fehlermeldung signalisiert:

In diesem Fall beachten Sie die Fehlermeldung und überprüfen Sie die eingegebenen Daten. Korrigieren Sie die Fehler und laden Sie dann die gespeicherte Datei erneut hoch.

Wenn die Überprüfung erfolgreich gewesen ist, werden die einzelnen Änderungen aufgelistet:

4. Änderungen übernehmen

Um die Daten aus dem Import zu übernehmen, klicken Sie entweder auf Alles übernehmen oder auf Übernehmen bei den Daten, die Sie ins System einspielen möchten. Anschließend sind die Daten im System eingetragen,

Bei weiteren Importen können Sie auch nur einzelne Werte, wie beispielsweise den Produktpreis, ändern. Und Sie können natürlich auch nur einen Teil Ihrer Produkte in einem Import ändern. Dafür kann es hilfreich sein, einzelne Importe, zum Beispiel nach Hersteller, durchzuführen.

Unser LocaFox Importservice
Wenn Sie den Produktdatenimport nicht selbst durchführen möchten, übernehmen wir diesen Service gern für Sie. Für Details und Preise wenden Sie sich bitte direkt an unseren Kundendienst. 

8.3 Beispiel-Import

Um Ihnen das Ausfüllen der Vorlage zu vereinfachen, haben wir Ihnen ein Beispiel für die Eingabe konzipiert. In diesem Muster können Sie Schritt für Schritt nachvollziehen, wo Sie welche Daten eintragen müssen. Dabei wird ein Produkt mit Varianten eingepflegt.

Das Beispielprodukt ist ein Kleidungsstück von der Marke „Brando“ (siehe 1) und dem Hersteller „Imported Goods Inc.“ (siehe 2). Diese Angaben werden in die Spalten R und S eingetragen.

Es handelt sich hierbei um das Shirt „Importico“, das in vier unterschiedlichen Varianten existiert (Blau M, Blau L, Rot M, Rot L). Das Produkt besitzt die Artikelnummer/SKU „1234“.

Grundsätzlich wird zwischen Produkt- und Variantenfeldern unterschieden. Bei Produktfeldern genügt es, die jeweiligen Daten (z. B. Shirt „Importico“, siehe 3) nur in die oberste Zeile einzutragen, denn unabhängig von der Variante bleiben diese Angaben (wie Marke und Hersteller) identisch.

Bei den Variantenfeldern tragen Sie Ihre Daten dementsprechend für jede Variante in jeweils einzelne Zeilen ein (z. B. „Variantenbezeichnung“, siehe 4). Beachten Sie: Bei einem Produkt mit Varianten sind die Felder Varianten SKU und Variantenbezeichnung Pflichtfelder. Für die Varianten-SKU können Sie beispielsweise die Artikelnr. SKU nehmen und dahinter ein Kürzel hängen (z. B. „1234a“, siehe 2).

Sollten Sie Artikelbilder (siehe 5) importieren wollen, beachten Sie bitte, dass Sie uns diese unter statischen URLs (z.B. auf einer Plattform wie Google Drive, Dropbox, etc.) zur Verfügung stellen. Wenn Sie dazu momentan keine Möglichkeit haben, importieren Sie Ihre Datei einfach ohne Bilder und fügen Sie diese später im Backoffice hinzu. Dort können Sie Bilder direkt von Ihrer Festplatte hochladen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich in der jeweiligen Spalte um ein Produktfeld handelt oder nicht, können Sie Ihre Produktdaten auch erst einmal in jede einzelne Zeile eintragen. Das Programm liest dann nur die oberste Zeile und ignoriert die restlichen Zeilen (siehe Abbildung oben).

Das Shirt gehört zu der Warengruppe „Kleidung“ mit der Warenuntergruppe „Hemden“ und soll unter dem Suchbegriff „Importico Hemd“ gefunden werden.

Grundsätzlich können Sie durch den Import Ihre Produkte in bis zu vier Warengruppen-Ebenen unterteilen, sodass eine genaue Spezifizierung möglich ist. Im Feld „Suchbegriffe“ geben Sie die Begriffe ein, anhand derer Sie den Artikel im Backoffice und in der Kasse finden möchten. Wenn Sie jede Variante separat finden wollen, können Sie noch Variantensuchbegriffe ergänzen.

Die Shirts besitzen die EANs 9876a („Blau M“), 9876b („Blau L“), 9876c („Rot M“), 9876d („Rot L“).

Unter der GTIN/EAN/ISBN versteht man die Identifikationsnummer, die sich meist in Form eines Strichcodes auf der Ware befindet. Diese Nummer muss hier hinterlegt werden, damit Sie das Produkt später scannen und zum Warenkorb hinzufügen können. Vergessen Sie nicht, dass jede Variante einen eigenen GTIN/EAN/ISBN-Code besitzt und entsprechend in eine eigene Zeile eingetragen werden muss (siehe 1). Genauso verhält es sich, wie bereits erläutert, bei der Variantenbezeichnung (siehe 2).

Wenn sich die Varianten des Produkts in mehr als einem Attribut unterscheiden, müssen Sie pro Variantenkombination eine Zeile anlegen. In unserem Beispiel besitzt das Produkt zwei Attribute (Farbe und Größe). Entsprechend ergeben sich vier Zeilen (roter Rahmen).

Die erste Filiale ist die „Hauptstelle“. Hier kostet das Shirt 30,00 EUR brutto. Es gibt von Variation Hemd „Blau M“ 10 Stück, „Blau L“ 12 Stück, „Rot M“ 14 Stück und „Rot L“ 16 Stück.
In der zweiten Filiale, die als „Zweigstelle“ angelegt wurde, kosten die Hemden alle 25 Euro brutto, und es sind von jedem Hemden jeweils zehn Stück vorrätig.

In dem Feld „Filiale 1“ müssen Sie den Namen Ihres bereits im Backoffice angelegten Geschäfts angeben (in unserem Fall heißt Filiale 1 „Hauptstelle“ und Filale 2 „Zweigstelle“). Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld. Wenn Sie keinen Namen für Ihre Filiale angeben, kann der Datenimport fehlschlagen. Falls Sie noch ein weiteres Geschäft besitzen sollten, tragen Sie in dem Feld „Filiale 2“ den Namen Ihrer ebenfalls im Backoffices hinterlegten Filiale ein (siehe 2). Wenn sich der Name nicht im Backoffice befindet, können die eingepflegten Daten nicht zugeordnet und nicht importiert werden. Sollten Sie mehr als zwei Filialen haben, kontaktieren Sie bitte unseren Support.
Für jede Variation des Shirts müssen Sie nun noch den Preis und Bestand der jeweiligen Filiale (1,2) eintragen (siehe Vorlage). Bitte beachten Sie, dass Sie Angaben zu „Mehrwertsteuersatz in Prozent“ hinterlegen (siehe 1).

Um die Verkaufs- und Inhaltseinheit eines Ihrer Produkte in der Importvorlage zu ändern, müssen Sie den korrekten UN/CEFACT Code für die gewünschte Einheit in das Feld I „Verkaufseinheit“ bzw. L „Inhaltseinheit“ eingeben.

Die von unserem System unterstützen Codes finden Sie in den beiden folgenden Tabellen:

UN/CEFCT Codes der Verkaufseinheiten
UN/CEFACT Codes der Inhaltseinheiten