1. Das Einrichten Ihres Geschäftes im Backoffice

Bevor Sie die LocaFox POS-App nutzen können, müssen Sie zuerst Ihre Geschäftsdaten im Backoffice anlegen. Hierzu befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

1.1 Anmeldung im Backoffice

Besuchen Sie pos.locafox.de und loggen Sie sich mit den Zugangsdaten ein, die Ihnen zusammen mit der Willkommens-E-Mail zugeschickt wurden.

Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, werden Sie aufgefordert, ein neues Passwort zu erstellen. Wir haben Ihnen lediglich ein temporäres Passwort für die erste Anmeldung geschickt. Ihr eigenes Passwort bewahren Sie bitte gut auf.

Sie benötigen nicht zwingend einen Laptop oder PC. Die erste Anmeldung können Sie auch an Ihrem neuen Tablet durchführen. Stellen Sie dazu bitte zunächst eine Internetverbindung her. Hierfür wählen Sie die Option „Einstellungen“ auf Ihrem Tablet aus, klicken auf „WLAN“ und wählen dort Ihr Netzwerk aus.

1.2 Anlegen Ihrer Firma und Filiale(n)

Nach dem Anmelden im Backoffice an Ihrem PC können Sie unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Händlerdaten“ die Stammdaten Ihrer Firma sowie einzelne Filialen anlegen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Pflichtfelder (mit einem rotem Stern gekennzeichnet) ausfüllen.

  • Händlernummer – wird Ihnen von LocaFox zugewiesen und per E-Mail zugesandt
  • Firmenname – Name Ihrer Firma
  • Eigentümer – Eingetragener Eigentümer Ihrer Firma; durch das “+” können auch mehrere Eigentümer hinterlegt werden
  • Straße, Nr. – Straße und Hausnummer Ihres Geschäfts
  • PLZ, Ort – Postleitzahl und Ort Ihres Geschäfts
  • USt.ID – Umsatzsteuer-ID, mehr Informationen hier
  • Unternehmensform – z. B. Einzelunternehmen, GmbH, GbR
  • Bankdaten – für die Erstellung von Rechnungen (Zusatzmodul)
Außerdem müssen Sie mindestens eine Filiale anlegen. Sie legen neue Filialen über + Neue Filiale an. Neben den Adress- und Kontaktdaten können hier auch die jeweiligen Öffnungszeiten Ihrer Filialen gepflegt werden.

1.3 Benutzerprofile anlegen und Nutzerrechte vergeben

Sie können unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Benutzer“ verschiedene Benutzer für Mitarbeiter Ihres Geschäfts oder z. B. für die Betriebsprüfung anlegen.
Um einen neuen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf +Neuer Benutzer.

Tragen Sie den Vornamen, den Nachnamen, sowie den Benutzernamen ein. Der Benutzername wird auf den Kassenzettel gedruckt. Anschließend geben Sie die E-Mail Adresse des Nutzers ein, damit bei Verlust des Passwortes schnell ein neues Passwort zugeschickt werden kann. Zuletzt vergeben Sie Passwort und/oder PIN. Das Passwort wird für den Zugang in das Backoffice benötigt. Der PIN erlaubt die Anmeldung in der Kassenanwendung.

Abschließend wird alles übernommen und gespeichert.

1.3.1 Benutzeranzahl und Benutzerrechte

Grundsätzlich können Sie beliebig viele Nutzer erstellen. So ist es Ihnen möglich, allen Ihren Mitarbeitern einen gesonderten Zugang zu erstellen.

Um den Zugang zu bestimmten Bereichen zu gewähren bzw. zu verbieten, wählen Sie für einen Benutzer die passende Benutzergruppe aus. Zur Auswahl stehen:

  • Kassenpersonal – Benutzer der Kassen-App. Kein Zugang zum Backoffice. Reine Kassieraufgaben.
  • Administratoren – Benutzer mit allen Rechten im Backoffice und der Kassen-App.
  • Betriebsprüfung – Eingeschränkter Benutzer mit lesendem Zugang im Backoffice.
  • Steuerberater – Eingeschränkter Nutzer mit lesendem Zugang im Backoffice und Exportberechtigung für die Berichtesektion.

1.4 Bon-Layout festlegen

Unter dem Menüpunkt Einstellungen > Bon-Layout können Sie die Gestaltung Ihrer Bons individualisieren. Sie haben die Möglichkeit, Ihr Geschäfts- oder Firmenlogo hochzuladen. Dieses wird dann auf jeden Bon und Rechnung gedruckt. Des Weiteren stehen Ihnen zwei Freitextfelder für individuelle Botschaften zur Verfügung, die ebenfalls Platz auf dem Bon finden.