6. Berichte

Unter dem Menüpunkt Berichte im Backoffice finden Sie verschiedene Berichte Ihres Geschäfts. Der Tagesabschluss zeigt Ihnen, wann die Kasse eröffnet und geschlossen wurde. Zudem sehen Sie, wie viel Umsatz in diesem Zeitraum gemacht wurde. Das Kassenbuch zeigt Ihnen die Kassenstürze und eventuelle Differenzen. Eine Datenträgerüberlassung (Z3) können Sie ebenfalls herunterladen und beispielsweise Ihrem Steuerberater übergeben.

6.1 Bonjournal

Im Bonjournal können Sie alle Transaktionen (mit der zugehörigen Belegnummer) einer Filiale in einem ausgewählten Zeitraum nachvollziehen. In der Spalte „Info“ wird, falls vorhanden, eine Warenkorbnotiz bzw. der Warenkorbrabatt vermerkt.

Sie können die Transaktionen auch nach Zahlungsarten filtern. Hierzu klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen die gewünschte Zahlungsart aus.

6.2 Tagesabschluss

Tagesabschlüsse sind ein wichtiger Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Der Tagesabschluss zeigt Ihnen die genaue Zeit der Kasseneröffnung, des Kassenabschlusses und den dazugehörigen Umsatz.

Um zu den Tagesabschlüssen zu gelangen, klicken Sie im Backoffice auf Berichte > Tagesabschluss.

Folgende Filter können eingestellt werden:

  • Filialen: Tagesabschlüsse nach Filialen sortieren.
  • Zeitraum: Monatsweise Tagesabschlüsse aufrufen.

Dort sind alle wichtigen Kennzahlen Ihres Tagesabschlusses angezeigt. Dieser dient lediglich als Zwischenbericht.

Wenn Sie den Tagesabschluss bereits durchgeführt haben, öffnet sich statt des X-Berichts ein Z-Bericht. Der Z-Bericht ist für das Finanzamt relevant. Sie können den Z-Bericht drucken, indem Sie auf das Druckersymbol klicken. Der X-Bericht zeigt den Zwischenstand eines offenen Tagesabschlusses an.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Tagesabschlüsse eines gesamtes Monats in ein Exceldokument zu exportieren. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Filiale und den entsprechenden Monat aus und klicken Sie auf Auswahl in Excel exportieren.

6.3 Gutscheine

Über die Anzeige Alle im FilterFilter oben rechts auf der Übersichtsseite können Sie sich Aktive Gutscheine und Inaktive Gutscheine anzeigen lassen.
In der aktiv Spalte (Ampel) ist der Zustand eines Gutscheines über einen grünen Punkt (aktiv) oder einen roten Punkt (inaktiv) klar erkenntlich.

Sie können mehrere Gutscheine gleichzeitig entweder auf “aktiv“ oder “inaktiv“ setzen. 

Dazu wird ein Häkchen ganz links neben dem relevanten Gutschein in der Übersicht gesetzt. Eine Funktionsleiste (Aktivieren oder Deaktivieren) erscheint, die nach dem Anklicken den Gutschein über die Bestätigung eines modalen Fensters entweder auf inaktiv oder auf aktiv setzt.

Tipp: Ein deaktivierter Gutschein mit 0 Guthaben kann von einem Anwender nicht mehr auf aktiv gesetzt werden.

Hier deaktivieren Sie einen Gutschein.

So aktivieren Sie einen inaktiven Gutschein.
Um einen Einblick über den Verlauf eines Gutscheines zu erhalten, wann dieser für eine Bezahlung verwendet wurde, steht Ihnen der Verlauf zur Verfügung.
Sobald auf das dazugehörige Uhrensymbol geklickt wird, öffnet sich eine Liste der Gutscheinänderungen.

Diese Verlaufslistung kann nach Erstelldatum von bis Erstelldatum bis gefiltert werden. Sämtliche Gutscheinänderungen stellen sich in einer Übersicht dar. Folgende Änderungstypen sind möglich:

  • Aktiviert
  • Deaktiviert
  • Abgebucht
  • Zurückgebucht
  • Erstellt
  • Storniert

Alle Gutscheine lassen sich mit den dazugehörigen Informationen exportieren. Dabei werden übrigens auch alle Filterungen berücksichtigt. Ein entsprechender Export wird nach Aktivieren dem Klick auf Exportieren generiert und erscheint dann in einer Übersicht.
Ein Export beinhaltet diese Spalten:

  • Gutschein Nr.
  • letzte Aktualisierung
  • Filiale
  • Erstellt von
  • Erstellt am
  • Startguthaben
  • Aktuelles Guthaben
  • Gutschein Status

Tipp: Ist das Guthaben eines Gutscheins durch eine Einlösung oder durch eine Stornierung aufgebraucht, so wird dieser Gutschein automatisch vom System deaktiviert. Es ist dann nicht mehr möglich diesen Gutschein vom Backoffice aus zu reaktivieren. Die Checkbox zum aktivieren eines Gutscheines wird in diesen Fällen nicht mehr angezeigt. In der Liste der Gutscheinänderungen erscheint bei dieser Art der Deaktivierung unter Bemerkungen der Eintrag Automatische Deaktivierung. Im Umkehrschluss gibt es auch die Möglichkeit einen Gutschein zu retournieren und dann die Transaktion zu stornieren. Dann wird der Gutschein wieder vom System aktiviert. In der Liste der Gutscheinänderungen erscheint bei dieser Art der Aktivierung unter Bemerkungen der Eintrag Automatische Aktivierung.

6.4 Kassenbuch

Kassenprotokolle aus Ihren Verkäufen finden Sie unter dem Menüpunkt Kassenbuch im Menü unter Berichte.

Wie auch bei den Tagesabschlüssen können Sie einfach einen entsprechenden Tag auswählen, um mehr Informationen zu erhalten.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Kassenbücher eines gesamtes Monats in ein Exceldokument zu exportieren. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Filiale und den entsprechenden Monat aus und klicken Sie auf Auswahl in Excel exportieren.

6.5 Rechnungszahlung

Den Menüpunkt Berichte > Rechnungszahlung sehen Sie nur, wenn Sie das Modul „Zahlung auf Rechnung“ gebucht haben.

Hier finden Sie alle erstellten Rechnungen. Sie können verschiedene Zeiträume einstellen und sich über den Status jeder Rechnung informieren.

Um einen Zahlungseingang zu verbuchen, suchen Sie sich bitte die passende Rechnung heraus. Anschließend drücken Sie auf Anzahlung.

Um den Zahlungseingang zu verbuchen, füllen Sie diese Felder aus:

  • Zahlungsdatum: Das Datum, an dem der Kunde bezahlt hat.
  • Anzahlungsbetrag: Die Summe, die der Kunde gezahlt hat (Es sind Voll- und Teilzahlungen möglich).
  • Zahlungsart: Tragen Sie hier ein, wie der Kunde bezahlt hat, z.B. Überweisung, Paypal usw.

6.6 Datenträgerüberlassung

Unter Berichte > Datenträgerüberlassung (Z3) können Sie eine ZIP-Datei erzeugen, die alle Daten Ihres Kassensystems in Form vom CSV-Dateien enthält. Dieser vollständige Export kann insbesondere für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer interessant sein.

  • Klicken Sie auf + Neuer Export.
  • Wählen Sie den Zeitraum für den Sie die Daten exportieren möchten.
  • Anschließend klicken Sie ganz rechts in der Spalte Download auf ZIP-Archiv, um Ihre Datenträgerüberlassung herunterzuladen.
  • Die ZIP-Datei können Sie Ihrem Steuerberater per E-Mail schicken oder auf einem anderen Medium übergeben (z. B. USB-Stick).
  • Das Passwort zum Entpacken sollten Sie zu Ihrer Sicherheit separat versenden/übergeben, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
  • Zum Entpacken auf einem Windows-Rechner können Sie beispielsweise WinRAR oder WinZIP nutzen.

6.7 DATEV Export

Den Menüpunkt Berichte > DATEV Export sehen Sie nur, wenn Sie das Modul „DATEV-Schnittstelle​“ gebucht haben.

Die vollständige Dokumentation, wie Sie einen DATEV-Export erstellen, finden Sie auf der Modul-Seite.

6.8 Protokoll Exporte

Unter dem Menüpunkt Berichte > Protokoll Exporte können Sie sich Berichte zu diesen Themen erzeugen und herunterladen:

  • Berechtigungsprotokoll: Eine Übersicht, wann sich welcher Benutzer auf den Oberflächen (Backoffice oder App) eingeloggt hat.
  • Preisänderungsprotokoll: Eine Übersicht, wann Preise Ihrer Produkte geändert wurden.
  • Inventaränderungsprotokoll: Eine Übersicht, wann sich Bestände Ihrer Produkte geändert haben.
  • Kassenprotokoll: Eine Übersicht der auf Ihren Kassen installierten App-Versionen.

Klicken Sie auf + Neuer Export und wählen Sie das gewünschte Protokoll aus. Gegebenenfalls können Sie auch einen Zeitraum auswählen, den der Bericht umfassen soll. Nach der Erstellung können Sie die passwortgeschützte Datei mit einem Klick auf ZIP-Archiv in der Spalte Download herunterladen. Zum Entpacken eignen sich auf Windows-Rechnern WinRAR und WinZIP. Geben Sie das Passwort aus der entsprechenden Spalte ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.