2. Artikel- und Warengruppenpflege

Das Anlegen von Warengruppen vereinfacht Ihnen das organisierte Arbeiten mit dem LocaFox POS. Durch die Gliederung in Top-Warengruppen und Warenuntergruppen können Sie festlegen, wie die LocaFox POS-Kassen-App aufgebaut ist. Sie können so beim erstmaligen Einrichten des Backoffices, Ihrer Warenwirtschaft eine für Sie praktische Struktur geben. Die Warengruppen geben Ihren Produkten eine Gliederung und dienen zur systematischen Einordnung, ähnlich wie Ordner. Die Zuordnungen sind jederzeit veränderbar und sogar löschbar.

2.1 Das Anlegen von Warengruppen im Backoffice

Um Ihre Warengruppen anzulegen, klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt Warengruppen. Durch das Klicken auf + Neue Top-Warengruppe können Sie neue Warengruppen erstellen und diese im Bereich Warengruppendaten benennen.

Um bestehende Warengruppen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Warengruppe. In den Warengruppendaten können Sie diese umbenennen. Durch das Klicken auf die beiden Pfeile können Sie die Reihenfolge der Warengruppen anpassen. Durch das Verschieben der Warengruppen nach oben/unten im Backoffice, verändert sich auch die Anordnung der Warengruppen in der Kassen-App. Klicken Sie auf das Mülleimer-Icon um eine Top- oder Unterwarengruppe zu löschen.

2.2 Das Anlegen von Artikeln im Backoffice

Unter dem Menüpunkt Produkte können Sie Ihre Verkaufsartikel anlegen. Angelegte Produkte können bequem über die Suchleiste gefunden werden. Für den Fall, dass Sie mehrere Filialen betreiben, können Sie im oberen Bereich die entsprechende Filiale auswählen. Dort finden Sie ebenfalls die Warengruppen, die Sie angelegt haben. Auf der rechten Seite sind alle Artikel Ihrer Warenwirtschaft aufgelistet. Beachten Sie, dass Sie mehrere Filter zur Verfügung haben, mit denen Sie Ihre Artikel filtern können. Zudem stehen weitere Filter für Hersteller, Marken, Produktstatus (in -/aktive Produkte ) und Warenbestand / Produkte mit einem niedrigen Bestand zur Verfügung.

2.2.1 Ein neues Produkt anlegen

Um ein neues Produkt anzulegen, klicken Sie unter dem Menüpunkt Produkte auf + Neues Produkt. Es öffnet sich das Fenster Produkt bearbeiten.

2.2.2 Stammdaten

Unter Stammdaten werden die wichtigen Daten zu jedem Produkt angelegt. Pflichtangaben werden mit einem roten * gekennzeichnet.

Jedem Produkt wird eine eigene interne Artikelnummer / SKU (Stock Keeping Unit) zugeordnet. Vom System wird über diese Seite stets automatisch eine individuelle SKU vergeben. Sie können aber auch eine eigene Kombination aus Zahlen und Buchstaben wählen.

Eine GTIN/EAN/ISBN ist eine weltweit eindeutige Nummer. Meistens befindet sie sich in der Form eines Strichcodes auf der Verpackung eines Produkts. Wenn Sie diese Nummer in diesem Feld hinterlegen, können Sie das Produkt im Verkaufsvorgang scannen und das Produkt dadurch zum Warenkorb hinzufügen.

Im Feld Bezeichnung muss eine eindeutige Bezeichnung des Produkts hinterlegt werden. Die genaue Bezeichnung ist Ihnen überlassen, richtet sich im Normalfall allerdings nach dem Namen des Produkts.

Durch das Hochladen von Bildern können Sie Ihren Produkten Bilder zuordnen, die es z. B. einfacher machen, das Produkt in der Kassen-App zu identifizieren. Für den Bilderupload werden alle JPG- und PNG-Dateien unterstützt, die kleiner als drei Megabyte (3 MB) sind.

Zuletzt wird jedes Produkt einer erstellten Warengruppe zugeordnet. Klicken Sie hierzu einfach auf Warengruppe auswählen. Im sich dann öffnenden Fenster können Sie dieses Produkt dann einer Warengruppe unterordnen.

2.2.3 Allgemeine Daten

Im Bereich Allgemeine Daten können allgemeine Informationen zum Produkt hinterlegt werden. Diese Informationen sind insbesondere dann wichtig, wenn Sie Ihre Produkte neben dem Verkauf in Ihrem stationären Geschäft auch online verkaufen möchten. Sie selbst legen den Grundstein für die Produktinformationen und somit zur Darstellung Ihrer Produkte auf Verkaufsplattformen. Dies trifft vor allem auf die Angaben Hersteller, Marke und/oder Kurzbeschreibung zu. Sollte ein Produkt zeitweise weder in Ihrem Geschäft noch auf Ihren Online-Präsenzen verkauft werden, haben Sie die Möglichkeit, das Produkt zu deaktivieren. Setzen Sie hierzu die Einstellung von Produkt ist aktiv auf „nein“.

Möchten Sie Ihr Produkt einer anderen Filiale zuordnen, so können Sie eine neue Auswahl unter Filiale zuordnen treffen.

2.2.4 Angaben zu Inhalt und Menge

Unter den Angaben zu Inhalt und Menge können Informationen zur Inhalts- und Verkaufsmenge eines Produkts gemacht werden. Die Verkaufsmenge eines Produkts gibt die Menge an, zu der Sie das Produkt an die Kunden verkaufen.

Dabei können Sie durch die Einstellungen bei Verkaufseinheit z. B. zwischen Stück, Packung oder auch Flasche unterscheiden. Über die Inhaltsmengen-Auswahl können Sie anschließend bestimmen, zu welchen Inhaltsmengen Sie das entsprechende Produkt an Ihre Kunden verkaufen. Hierbei können Sie durch die Auswahl von Inhaltseinheiten angeben, mit welcher Einheit das zu verkaufende Produkt beschrieben werden kann.

Es ist durch das Feld Maß-/Wiegeware außerdem möglich, gewogene oder gemessene Ware zu vertreiben. Sie werden dann beim Verkauf in der Kasse dazu aufgefordert, die gewogene oder gemessene Menge einzugeben.

Über den den dynamischen Preis legen Sie fest, ob Sie einen festen Verkaufspreise setzen (Dynamischer Preis: nein) oder ob Ihnen während des Kassiervorgangs eine Tastatur eingeblendet werden soll, über die Sie den aktuellen Verkaufspreis selber eingeben (Dynamischer Preis: ja).

Unter der Bestandsführung legen Sie fest, ob der Bestand zu Ihrem Produkt geführt werden soll. Dies ist besonders für spätere Auswertungen des Absatzes interessant.

2.2.5 Dynamische Preise

Sollte es Produkte geben, zu denen man keinen festen Verkaufspreis bestimmen kann, gibt es die Möglichkeit, Preise beim Verkauf manuell einzugeben. Die sogenannten Platzhalterprodukte mit dynamischen Preisen sind stellvertretend für die anderen speziellen Artikel einer Warengruppe. Im Report werden diese den entsprechenden Warengruppen zugeordnet.

Wenn Sie bei der Produktbearbeitung im Backoffice das Feld Dynamischer Preis auf ja setzen, können Sie die Preise der Artikel beim Verkauf auf Ihrem Tablet manuell eingeben. Dazu wählen Sie in Ihrer Kassen-App ganz einfach den entsprechenden Artikel aus und das folgende Fenster öffnet sich automatisch.

2.2.6 Produktvarianten

Gibt es von einem Produkt verschiedene Ausführungen, sogenannte Varianten, können Sie durch die Auswahl Produkt verfügt über Varianten entsprechende Einstellungen vornehmen. Sie können dann Eigenschaften (Farben, Größen, etc.) definieren, die die Varianten grundlegend unterscheiden. Jeder dieser Eigenschaften werden dann verschiedene Werte zugeordnet. Im Beispiel werden den Eigenschaften Größe und Farbe verschiedene Werte zugeordnet.

Die verschiedenen Ausführungen werden dann in einer solchen  Übersicht angezeigt, eine sogenannte Variantenmatrix:

Anschließend pflegen Sie die entsprechende Mehrwertsteuer, sowie den Verkaufspreis ein unter dem blau geschriebenen Preis ein. Die Marge ergibt sich automatisch durch das Eintragen des Einkaufspreises.
Sie können auch Ihren Einkaufspreis setzen und die Marge definieren, dann wir der Verkaufspreis automatisch daraus errechnet.

Den Bestand pflegen Sie durch das Drücken auf den blau geschrieben Bestand. Geben Sie im neuen Fenster die Höhe des Bestandes unter Menge ein und drücken Sie auf Wareneingang.
Ein Hinweis kann ebenfalls eingetragen werden. Zusätzlich kann ein Mindestbestand unter Min. Bestand eingetragen werden. Durch das Drücken von Speichern (Buchen), buchen Sie den Bestand des Produktes.

2.2.7 Pfand

Um einen Pfandbetrag zu einem Artikel hinzuzufügen, legen Sie im Backoffice bei der Produktbearbeitung unter Pfand das Pfand fest.

2.2.8 Mindestbestandswarnung

Mit der Mindestbestandswarnung bekommen Sie mehr Überblick über den Bestand Ihrer Produkte. Sie erkennen schnell, welche Produkte fast ausverkauft sind und können viel schneller Ihre Nachbestellungen organisieren.
In wenigen Schritten stellen Sie individuell den Mindestbestand für jedes einzelne Produkt ein und lassen sich bei Bedarf per E-Mail darüber informieren.

In Ihrem Backoffice legen Sie unter den Einstellungen eine E-Mail-Adresse fest, zu der automatisch eine E-Mail gesendet wird, wenn ein Produkt seinen voreingestellten Mindestbestand erreicht. Dies ist jederzeit an- und ausschaltbar.

Da nicht jedes Produkt gleich oft verkauft wird, wird für jedes Produkt der Mindestbestand individuell angepasst. Gehen Sie hierzu wie gewohnt in die Produktbearbeitung des ausgewählten Produktes. Dort wo Sie Ihren Bestand bearbeiten, können Sie auch Ihren Mindestbestand setzen.

Wird der Bestand erreicht, den Sie hier eintragen, werden Sie darauf hingewiesen und Sie können Ihre Bestellungen tätigen. Alternativ können Sie auch den Mindestbestand in der Übersicht Produktpflege einstellen.
Klicken Sie dafür einfach auf die Zahl in der Bestands-Spalte und es öffnet sich automatisch das Pop-Up Fenster Bestände bearbeiten, wo Sie auch den Mindestbestand einpflegen können.

Produkte, die den Mindestbestand unterschreiten, werden Ihnen auffällig markiert angezeigt:

Um einen besseren Überblick zu erhalten, können Sie auch nach dem Bestand der Produkte filtern und sich die Produkte mit niedrigen Bestand unter dem Filter Produktstatus anzeigen lassen.

2.3 Die Funktionsleiste

Die Funktionsleiste bietet Ihnen die Möglichkeit schnell und einfach einzelne oder mehrere Produkte neu anzulegen oder Produktdetails zu bearbeiten.

Neues Produkt

Es öffnet sich das Fenster Produkt bearbeiten. Wie Sie neue Produkte anlegen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Ein neues Produkt anlegen.

Mehrere Produkte erstellen

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Produkte gleichzeitig erstellen. Tragen Sie in Anzahl der Produkte festlegen ein, wie viele Produkte Sie neu anlegen wollen oder drücken Sie auf Weiteres Produkt hinzufügen für eine weitere Zeileneingabe.
Anschließend wählen Sie unter Spalten zusätzliche Produktinformationen aus, die Sie zu den neuen Produkten hinterlegen wollen. Nun tragen Sie die Produktinformationen ein und erstellen mit dem abschließenden Druck auf Speichern Ihre neuen Produkte.

Deaktivieren

Diese Funktion dient Ihnen dazu Ware, die aktuell nicht verkauft werden soll, auf Ihrer Kasse auszublenden. Diese ausgewählten und deaktivierten Produkte können weiterhin jederzeit in der Warenwirtschaft bearbeitet werden. Können diese Produkte wieder verkauft werden, so wird der Status auf aktiv geändert.

 

Filiale zuordnen

Unternehmen, die den Verkaufsort Ihrer Produkte unterscheiden müssen, nutzen die Funktion Filiale zuordnen. Damit ist es möglich, die Filiale(n), in denen das Produkt auf der Kasse angezeigt und verkauft werden soll, zuzuordnen. Sie haben es somit in der Hand, wo Sie welche Produkte präsentieren und verkaufen wollen. Das lohnt sich für alle Unternehmer, die mehr als nur einen Store haben und viel variabler Ihre Produkte anbieten wollen.

 

Archivieren

Nicht mehr genutzte Produkte, die nicht wieder in den Verkauf gehen, werden archiviert. Dadurch erhalten Sie eine aufgeräumte Warenwirtschaft. Sämtlich Umsätze sind aber in den Statistiken weiterhin einsehbar.

 

Duplizieren

Für die Produktanlage von ähnlichen vorhandenen Produkten nutzen Sie diese Funktion. Dazu wählen Sie Ihre vorhandenen Produkte aus und drücken auf Duplizieren. Anschließen können Sie die Kopie dieses Produktes mit den anderen Funktionen weiter bearbeiten.

 

Bestand bearbeiten

Mit dieser Funktion lassen sich Wareneingänge und Umbuchungen abbilden. Zusätzlich sind Änderungen des Mindestbestandes machbar.

Preise bearbeiten

Um bei Preisänderungen schnell und einfach die Preise von mehreren Artikel zu ändern, drücken Sie auf diese Funktion und können im nächsten Pop-Fenster den Einkaufspreis, die Marge, den hinterlegten Steuersatz, den Pfand und natürlich den Verkaufspreis ändern.

Produkte aktualisieren

Diese Funktion wird genutzt, um Informationen von mehreren Produkten gleichzeitig ab zu ändern. Jetzt können Sie innerhalb eines Fensters sämtliche Informationen, wie die Bezeichnung, die Warengruppe, den Hersteller und mehr aktualisieren.

2.4 Etikettendruck

Schließen Sie den DYMO LabelWriter mit dem USB-Kabel an Ihren Computer an. Stellen Sie sicher, dass der LabelWriter mit dem Stromnetz verbunden ist. Bitte laden Sie zunächst die Installations-Software beim Hertsteller Dymo herunter. Nach erfolgreicher Installation der Software und des Gerätes können Sie direkt mit dem Drucken Ihrer Etiketten loslegen.

2.4.1 Etiketten drucken mit einem Windows-PC

Für den Etikettendruck unter Windows gibt es zwei verschiedene Szenarien. Zum einen die Standardeinstellung, bei der der Barcode auf dem Etikett rein aus Zahlen besteht und zum anderen der Fall, dass im Barcode Zahlen und Buchstaben abgebildet werden sollen.

Etikettendruck, bei dem nur Zahlen für den Barcode verwendet werden

Öffnen Sie in Ihrem Backoffice den Menüpunkt Produkte. Wählen Sie die Filiale, für die Etiketten gedruckt werden sollen. Für die Produkte, für welche Etiketten erstellt werden sollen, drücken Sie ganz rechts auf das Druckersymbol.

Achtung: Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

Anschließend stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, welche Informationen Sie auf die Etiketten drucken wollen. Sie können selbst entscheiden, ob der Titel (Produktbezeichnung), der Preis, die SKU oder, falls hinterlegt, die GTIN, der Grundpreis oder das Pfand auf das Etikett gedruckt werden sollen. Dafür wählen Sie das entsprechende Feld. Wird es blau angezeigt, dann wird es auch gedruckt.

Anschließend drücken Sie auf das Drucker-Symbol (hier gelb markiert).

In diesem neuen Fenster wählen Sie:

  • Ziel: Dymo LabelWriter (vorherige Installation erforderlich)
  • Papierformat: 30336 (1 in 2-1/8in)
  • Kopien: Anzahl an Etiketten dieses Produkts
  • Skalieren: An Seite anpassen

Durch Klick auf Drucken wird nun Ihr Etikett gedruckt.

Sämtliche Einstellungen werden für einen weiteren Druck von Etiketten gespeichert.

Etikettendruck, bei dem auch Buchstaben für den Barcode verwendet werden

Öffnen Sie in Ihrem Backoffice den Menüpunkt Produkte. Wählen Sie die Filiale, für die Etiketten gedruckt werden sollen. Für die Produkte, für welche Etiketten erstellt werden sollen, drücken Sie ganz rechts auf das Druckersymbol.

Achtung: Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

Anschließend stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, welche Informationen Sie auf die Etiketten drucken wollen. Sie können selbst entscheiden, ob der Titel (Produktbezeichnung), der Preis, die SKU oder, falls hinterlegt, die GTIN, der Grundpreis oder das Pfand auf das Etikett gedruckt werden sollen. Dafür wählen Sie das entsprechende Feld. Wird es blau angezeigt, dann wird es auch gedruckt.

Anschließend drücken Sie auf das Drucker-Symbol (hier gelb markiert).

In dem neuen Fenster wählen Sie bitte zunächst Über das Systemdialogfeld drucken… aus.

Drücken Sie als nächstes bitte auf Einstellungen und anschließend auf Erweitert.

Im letzten Schritt bestimmen Sie die:

  • Papiergröße: 30336 (1 in x 2-1/8 in)
  • Druckdichte: light (Auswahlfenster)

Abschließend bestätigen Sie mit OK und Drucken das Etikett.

2.4.2 Etiketten drucken mit einem Apple Mac unter OS X

Achtung: Drucken Sie auf Mac-Computern mit dem DYMO LabelWriter nur SKU/GTIN, dessen Code sich aus maximal 14 Ziffern zusammensetzt.

Stellen Sie zunächst sicher, dass der DYMO LabelWriter als Drucker unter Ihren Geräten aufgeführt ist. Gehen Sie hierzu in die Systemeinstellungen > Drucker & Scanner.

Nun werden Ihnen alle mit Ihrem Mac verbundenen Drucker/Scanner angezeigt. Ist der DYMO LabelWriter nicht unter diesen Geräten aufgeführt, klicken Sie bitte auf das „+“ und auf „Drucker oder Scanner hinzufügen“…

… und wählen den DYMO LabelWriter 450 Turbo aus (siehe 1). Um das Gerät hinzufügen zu können, müssen Sie noch Treiber auswählen > Software auswählen (siehe 2) und auf „DYMO Label Printer“ klicken.

Zum Schluss bestätigen Sie mit „Hinzufügen“ und der LabelWriter sollte nun unter den verbundenen Geräten aufgeführt werden.

Achtung: Drucken Sie auf Mac-Computern mit dem DYMO LabelWriter nur SKU/GTIN, dessen Code sich aus maximal 14 Ziffern zusammensetzt.

Öffnen Sie in Ihrem Backoffice den Menüpunkt Produkte. Wählen Sie die Filiale, für die Etiketten gedruckt werden sollen. Für die Produkte, für welche Etiketten erstellt werden sollen, drücken Sie ganz rechts auf das Druckersymbol.

Achtung: Das Drucker-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Filiale ausgewählt haben, für die die Etiketten erstellt werden sollen.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Hier können Sie nun auswählen, welche Informationen auf dem Etikett angezeigt werden sollen. Sollten Sie beispielsweise den Preis nicht mit angezeigt haben wollen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Preis, dann verschwindet die Anzeige vom Etikett. Die Varianten Ihrer Produkte werden unter dem Produktnamen in Klammern angezeigt.

Drücken Sie erneut auf das Drucker-Symbol und wählen Sie eine geeignete Größe aus.

Um die bestmögliche Qualität sicherzustellen, empfehlen wir Ihnen die folgenden Einstellungen:

Stellen Sie bitte auch sicher, dass der DYMO LabelWriter als Ihr aktueller Drucker ausgewählt ist. Als Papierformat empfehlen wir Ihnen 11351 Jewelry Label.
Beenden Sie den Vorgang durch Klicken auf Drucken.

2.5 Inventur

Unter dem Menüpunkt Inventur im Backoffice können Sie eine Bestandsaufnahme aller Waren in Ihrem Geschäft oder Lager hinzufügen.

Drücken Sie bitte zunächst auf Jetzt starten.

Nun können Sie Ihre Inventur Vorlage herunter laden. Ihnen stehen dabei zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Wollen Sie Ihre Vorlage ausdrucken, um damit die Zählung in den Geschäftsräumen durchzuführen, so setzen Sie bitte den Haken bei im Druckformat. Nun können Sie Ihre Vorlage herunterladen.

Wenn Sie Ihre Vorlage auf dem Rechner ausfüllen wollen, dann entfernen Sie bitte den Haken bei im Druckformat. Anschließend können Sie sich unter Spalten jede Information in die Vorlage übernehmen, die Sie benötigen. Ihre Vorlage besteht somit aus mehr Spalten als im Format zur Druckausgabe.

Sie erhalten nun eine Excel-Datei Ihrer Produkte. Tragen Sie in den entsprechenden Spalten Ihres Lagers und Verkaufsraumes die gezählten Mengen ein. Bruch- oder Mangelware zur Abschrift halten Sie in der Spalte Wertmindernde Faktoren fest.

Nachdem Sie alles sorgfältig ausgefüllt haben, laden Sie die Datei im Backoffice unter Upload hoch.

Anschließend wird eine Analyse nach dem Soll- und Ist des Bestandes ausgegeben. Differenzen werden angezeigt. Weichen Produkte von Ihrem vom System gezählten Bestand (Soll) zu den gezählten und eingetragenen Beständen (Ist) ab, so wird Ihnen die Differenz rot markiert angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit, entweder den Bestand so zu buchen oder eine erneute Zählung und einen erneuten Upload durchzuführen.

Wenn Sie die Datei erfolgreich hochgeladen haben, werden die Bestände der Inventur mit Ihren eingepflegten Produkten synchronisiert.

Alle Zählungen erreichen Sie jederzeit unter Inventur > Übersicht Inventurberichte.